Na de sociale verkiezingen zal een nieuwe Ondernemingsraad (OR) en/of een nieuw Comité voor Preventie en Bescherming op de Werkplek (CPBW) worden samengesteld. Hoe kunt u de leiding over die organen nemen en zorgen voor een goede werking ervan? De installatievergadering en het huishoudelijk reglement van deze organen bepalen het kader voor het sociaal overleg in uw onderneming voor de komende vier jaar. Om een toekomstbestendige regeling vast te leggen is een grondige voorbereiding noodzakelijk, mede op basis van een evaluatie van de werking tijdens de voorbije periode.
De installatievergadering: een nieuwe start
Wanneer? De installatievergadering van de OR en/of het CPBW moet worden gehouden binnen 30 dagen na het verstrijken van de termijn voor het instellen van een bezwaar tegen de uitslag van de sociale verkiezingen (ten laatste Y + 45). In geval van een procedure bedraagt deze termijn dertig dagen vanaf de definitieve rechterlijke beslissing tot geldigverklaring van de verkiezingen. Als er na de vorige sociale verkiezingen reeds een OR en/of CPBW was opgericht in uw onderneming, wordt deze installatievergadering vaak georganiseerd binnen een kortere termijn bepaald in het (oude) huishoudelijk reglement. Houd er rekening mee dat de regelingen voor het stemmen per post die werden getroffen om de gevolgen van de Covid-19-pandemie op te vangen, een beperkte impact kunnen hebben op de termijnen.
Welke punten staan er op de agenda? De voorzitter, de vicevoorzitter, de secretaris en de plaatsvervangende secretaris worden aangewezen. Het huishoudelijk reglement wordt vastgelegd.
De basisinformatie is nog niet aan de orde op de installatievergadering. Deze informatie moet binnen twee maanden na de (her)verkiezing aan de OR/CPBW worden medegedeeld. Hiervoor moet u ten minste vijftien dagen en ten hoogste twee maanden na deze mededeling een bijzondere vergadering bijeenroepen.
Het huishoudelijk reglement: een hulpmiddel voor efficiënt sociaal overleg
Het huishoudelijk reglement moet een aantal verplichte vermeldingen bevatten, zoals de regels voor het verloop van de vergaderingen (voor een volledige lijst: de OR en het CPBW). Kijk zeker eerst na of er in het paritair comité een model bestaat dat als basis moet dienen.
Maar zelfs over bepaalde facultatieve elementen is het wijs om er afspraken over te maken in het huishoudelijk reglement. Het aanwezigheids- en/of beslissingsquorum is bij uitstek zo’n belangrijk punt. Afspraken op dit punt zullen u toelaten om een patstelling te voorkomen want unanimiteit is de regel, tenzij er andere afspraken zijn gemaakt.
Gouden tip: ga goed van start voor vier jaar goede werking
Een goed beheer van de agenda, van het verloop en de inhoud van de vergaderingen en van de informatie aan het personeel helpt om valkuilen te vermijden en de controle te behouden, en draagt zo bij aan een duurzaam sociaal partnerschap.
Neem nu de tijd om na te denken over het sociaal overleg en om de werking van de OR en/of het CPBW in de afgelopen vier jaar te evalueren, en stel met de nodige aandacht een nieuw huishoudelijk reglement op maat op voor de nieuwe OR en/of het CPBW.
U kan rekenen op onze ervaring om u te helpen bij deze denk- en schrijfoefening.
