Auparavant, lorsque l’employeur était contrôlé par l’ONSS sur les remboursements forfaitaires de frais qu’il accordait à ses travailleurs, il appartenait à l’ONSS de démontrer que ces frais constituaient de la rémunération déguisée avant de pouvoir les soumettre au paiement de cotisations de sécurité sociale.
La loi-programme du 23 décembre 2009 a renversé la charge de la preuve. Depuis le 1er janvier 2010, il appartient à l’employeur de démontrer d’une part, le caractère professionnel des frais couverts par ces remboursements mensuels forfaitaires et d’autre part, la réalité de ces derniers s’il veut échapper au paiement de cotisations de sécurité sociale sur ces sommes.
1.-
En vertu de la loi sur les contrats de travail, l'employeur a l'obligation de mettre à disposition de ses travailleurs « l'aide, les instruments et les matières nécessaires à l'accomplissement du travail ».
Sur cette base, les employeurs remboursent à leurs travailleurs les frais exposés par ces derniers dans le cadre de l'exécution de leur contrat de travail.
Deux possibilités sont offertes aux employeurs afin de procéder à ces remboursements:
- Remboursement des frais réellement exposés sur présentation de notes de frais ou de souches TVA;
- Remboursement forfaitaire des frais, habituellement sur une base mensuelle.
Ces derniers, qui ont fait récemment l'objet d'une modification législative importante, seront traités dans le présent article.
2.-
Pour rappel, selon la jurisprudence et les principes applicables en la matière, un employeur peut accorder à ses travailleurs un montant mensuel en tant que remboursement de frais en vue de couvrir les dépenses difficilement justifiables qu'ils exposent pour son compte.
Ces remboursements mensuels forfaitaires n'étant en principe pas de la rémunération, ils ne sont pas soumis au paiement des cotisations de sécurité sociale. Cependant, pour que tel soit effectivement le cas, ces remboursements forfaitaires doivent non seulement couvrir des frais réellement exposés en raison de l'exécution du contrat de travail mais doivent également être raisonnables.
Dès lors, le montant qui peut être accordé à ce titre varie suivant la mission et les fonctions exercées par le travailleur concerné. Ainsi, il sera en principe plus facile de justifier l'attribution d'un remboursement forfaitaire à un dirigeant qu'à un employé de bureau.
Ces remboursements mensuels forfaitaires de frais ne peuvent bien entendu pas faire double emploi avec d'autres remboursements ou avantages qui seraient accordés par l'employeur.
3.-
Auparavant, en cas de contestation de l'ONSS quant au caractère non rémunératoire de ces remboursements forfaitaires, il appartenait à ce dernier de démontrer que ces remboursements ne couvraient pas des frais mais étaient en fait de la rémunération déguisée.
La jurisprudence de la Cour de Cassation était bien établie à ce propos.
Cependant la loi-programme du 23 décembre 2009 a modifié ce principe et a renversé la charge de la preuve en cas de contestation concernant le caractère réel des frais forfaitaires.
Depuis le 1er janvier 2010, il appartient à l'employeur de démontrer d'une part, le caractère professionnel des frais couverts par ces remboursements mensuels forfaitaires et d'autre part, la réalité de ces derniers. A défaut, ceux-ci seront considérés comme de la rémunération soumise aux cotisations sociales.
4.-
Suite à cette modification législative, il est conseillé aux employeurs d'anticiper un éventuel contrôle de l'ONSS et de mettre en place un système justifiant, pour chaque catégorie de travailleurs, quels sont les frais visés par ces remboursements mensuels forfaitaires raisonnables.
