Dans le cadre du télétravail, les autorités fiscales ont apporté dans une circulaire, des précisions concernant le remboursement par un employeur des frais de bureau supportés par le travailleur et la mise à disposition par l’employeur de mobilier de bureau et/ou de matériel informatique.
Cette nouvelle circulaire est entrée en vigueur le 1er mars 2021.
1. Champ d’application
La circulaire est uniquement d’application aux travailleurs salariés qui travaillent depuis la maison. Il s’agit du travail effectué dans des locaux privatifs du travailleur dans le cadre de journées de travail normales.
Cette circulaire ne s’applique donc pas au travail effectué en dehors des heures normales de travail (p. ex. le soir ou le week-end). Elle n’est pas non plus d’application aux dirigeants d’entreprise (visés à l’art. 32, CIR 92) ou aux travailleurs soumis à des régimes spéciaux comme par exemple les cadres étrangers ou aux situations de « salary split » (scission de la rémunération pour les travailleurs qui prestent dans plusieurs pays pour le même employeur), etc. Pour ces régimes spécifiques, la règle veut que l'octroi éventuel de remboursements forfaitaires de frais basés sur des normes sérieuses et concordantes soit examiné au cas par cas.
2. Indemnité forfaitaire de bureau
2.1. Généralités
L’indemnité forfaitaire de bureau couvre tous les frais de bureau. L’administration fiscale vise à cet égard les couts suivants :
- l’usage d’un espace de bureau dans le logement du travailleur (y compris la location et les amortissements éventuels de l’espace) ;
- les fournitures informatiques et d’impression (ne sont pas visés ici l’imprimante et l’ordinateur eux-mêmes, mais par exemple le papier, une clé USB, un tapis de souris, de l’encre, etc.) ;
- les fournitures de bureau (dossiers, blocs de cours, stylos à bille, etc.) ;
- les fournitures de base telles que l'eau, l'électricité et le chauffage ;
- les frais d’entretien ;
- les frais d’assurance ;
- le précompte immobilier ;
- le café, l’eau, les rafraîchissements.
Il s'agit donc de tous les frais qui doivent être engagés couramment pour pouvoir exercer une activité professionnelle de manière normale.
2.2. Télétravail structurel
Un employeur peut octroyer une indemnité forfaitaire de bureau uniquement aux travailleurs qui effectuent du télétravail de manière structurelle et sur base régulière pendant une partie substantielle de leur temps de travail.
C’est l'équivalent d'une journée de travail par semaine (p. ex., une journée de travail complète par semaine, deux demi-journées de travail par semaine ou plusieurs jours comprenant quelques heures prestées pendant le temps normal de travail). Cette évaluation s’effectue sur une base mensuelle.
Lorsque les conditions liées au télétravail structurel ne sont pas remplies, l’indemnité forfaitaire de bureau ne s’applique pas (donc pas de pourcentage de celle-ci non plus).
2.3. Montant
Le montant de l’indemnité forfaitaire de bureau s’élève à un maximum de 129,48 euros par mois (ce montant s’applique à partir du 1er avril 2020). Ce montant n’est pas soumis aux règles d’indexation fiscales. Le montant de 129,48 euros peut également être accordé pendant les congés annuels ordinaires. En cas de prestations à temps partiel, ce montant ne doit pas être réduit proportionnellement (l’employeur peut accorder l’indemnité forfaitaire de bureau maximale, indépendamment du nombre d’heures prévues dans le contrat de travail). L’employeur peut, par ailleurs, faire une distinction quant à l'indemnité de bureau octroyée sur base de la catégorie de personnel. Il va de soi que l’employeur ne peut pas intervenir d’une autre manière dans ces frais de bureau (par exemple en prenant en charge une partie de la facture d’électricité).
2.4. Augmentation temporaire du montant
Le gouvernement a décidé d’augmenter le montant maximal de 129,48 euros par mois pour les mois d’avril, mai et juin 2021 à un montant maximal de 144,31 euros par mois.
Il a été décidé d'appliquer cette augmentation également pour les mois de juillet, août et septembre 2021 (circulaire 2021/C/62 du 1er juillet 2021).
3. Cumul de l’indemnité forfaitaire de bureau avec le remboursement du prix d’achat de mobilier de bureau et/ou de matériel informatique
3.1. Quels coûts ?
L’administration fiscale accepte que certains coûts fassent l’objet d’un remboursement (au titre de frais propres à l’employeur) en plus de l’octroie d’une indemnité forfaitaire de bureau et sans que ce remboursement ne doive être porté en déduction de l’indemnité forfaitaire de bureau. Dans ce cas, l’employeur doit pouvoir démontrer les frais remboursés sur base de pièces justificatives réelles (1) et que lesdits frais remboursés sont liés à des investissements qui sont nécessaires pour exercer l’activité professionnelle à domicile de manière normale (2). Cette dernière condition implique qu’il s’agisse de coûts liés aux mobiliers de bureau et/ou au matériel informatique qui sont normalement mis à disposition du travailleur par l’employeur sur le lieu de travail. Il s’agit plus spécifiquement des remboursements suivants :
- un siège de bureau ;
- une table de bureau ;
- une armoire de bureau ;
- une lampe de bureau fonctionnelle ;
- un deuxième écran d'ordinateur ;
- une imprimante et/ou un scanner ;
- un clavier ;
- une souris, une souris de pied, un pavé tactile (trackpad) ou une boule de commande (trackball) ;
- un casque téléphonique ;
- un appareillage spécifique dont les personnes ayant un handicap ont besoin pour pouvoir travailler aisément avec un pc.
La circulaire précise qu’il s’agit d’une énumération limitative.
En cas de prestations à temps partiel, le montant de tels remboursements ne doit pas être réduit proportionnellement en fonction du nombre d’heures prévues dans le contrat de travail.
3.2. Remboursement unique ou échelonné
La circulaire prévoit que les remboursements ponctuels doivent rester raisonnables. Cela signifie, par exemple, qu'il ne sera pas accepté que les frais totaux pour l’achat d'un siège de bureau soient remboursés chaque année (alors que la durée normale d’utilisation de ce siège de bureau est de 10 ans).
L’employeur n’est toutefois pas obligé d’effectuer le remboursement en une fois. Il peut convenir avec le travailleur de répartir le remboursement sur plusieurs années, par exemple sur la durée d’utilisation normale du siège de bureau. Les périodes d'utilisation normale suivantes sont prises comme base :
- siège de bureau 10 ans ;
- table de bureau : 10 ans ;
- armoire de bureau : 10 ans ;
- lampe de bureau : 5 ans ;
- deuxième écran d’ordinateur : 3 ans ;
- imprimante et/ou scanner : 3 ans ;
- autre périphérique : 3 ans.
Lorsque l'activité professionnelle ou le télétravail prend fin avant l’expiration de la durée normale d’utilisation des investissements et que le travailleur ne doit pas rembourser la valeur résiduelle réelle (ou une partie de celle-ci) à l'employeur, la valeur résiduelle réelle de l'investissement (ou la différence entre la valeur résiduelle réelle et le remboursement par le travailleur) doit à ce moment être imposée comme un avantage de toute nature.
3.3. Coûts déraisonnables
Les remboursements de dépenses qui dépassent de manière déraisonnable la nature de frais propres à l'employeur ne sont pas admis. La partie qui dépasse de manière déraisonnable le remboursement d’une dépense propre à l'employeur constitue un avantage de toute nature imposable. Cela sera apprécié au cas par cas.
4. Cumul de l’indemnité forfaitaire de bureau avec une mise à disposition par l’employeur de mobilier de bureau et/ou de matériel informatique
4.1. Quels coûts ?
L’administration fiscale accepte, par ailleurs, que certains biens soient mis à disposition du travailleur en plus de l’octroi d’une indemnité forfaitaire de bureau sans que cette mise à disposition ne donne lieu à un avantage de toute nature imposable. La mise à disposition n'a pas d'effet sur le montant de l’indemnité forfaitaire dès lors que cette indemnité concerne d'autres frais.
Il s’agit de la mise à disposition de biens nécessaires pour exercer de manière normale l'activité professionnelle à domicile, soit les mises à disposition de biens visés limitativement ci-dessus (3.1.).
4.2. Mise à disposition donnant lieu à un avantage de toute nature imposable
La circulaire prévoit toutefois, dans certains cas, l’existence d’un avantage de toute nature imposable :
La mise à disposition gratuite et à des fins personnelles d'un PC, d’une tablette, d’une connexion internet, d’un téléphone mobile ou d’un abonnement de téléphonie fixe ou mobile donne lieu à un avantage de toute nature imposable (tel que déterminé par les circulaires du 13 décembre 2017 et du 24 mai 2018).
Les mises à disposition de biens qui dépassent de manière déraisonnable les besoins du télétravail (p. ex. une lampe de bureau design coûteuse, etc.) donne bien lieu à un avantage de toute nature imposable. L’avantage imposable représente la valeur qui excède celle du mobilier de bureau et/ou du matériel informatique que l'employeur met à disposition dans des circonstances normales sur le lieu de travail.
Lorsque le travailleur peut conserver les biens mis à sa disposition après la cessation de l’activité professionnelle ou du télétravail, la valeur résiduelle réelle de l'investissement doit à ce moment être imposée comme un avantage de toute nature. Ce montant peut être diminué de la contribution personnelle du travailleur dans l'avantage.
5. Indemnité forfaitaire pour l’utilisation à des fins professionnelles d’une connexion et d’un abonnement internet privés
Lorsque l'internet (i.e. tous les dispositifs liés au branchement du PC sur internet : ADSL, VDSL, câble téléphonique, etc.) est réellement utilisé par le travailleur dans le cadre du télétravail, l’intervention de l’employeur peut être déterminée forfaitairement jusqu’à un montant maximal de 20 euros par mois (ce montant n’est pas indexé). Dans le cas de prestations à temps partiel, le montant maximal ne doit pas être réduit proportionnellement.
Il va de soi que l'administration accepte l’octroi de ce forfait uniquement à condition que l'employeur n'intervienne pas d’une autre manière dans ces frais de connexion et d’abonnement internet privés (par exemple en prenant en charge une partie de la facture relative à l’abonnement internet).
6. Indemnité forfaitaire pour l’utilisation à des fins professionnelles d’un ordinateur privé, d’un deuxième écran d’ordinateur, d’une imprimante et/ou d’un scanner personnels
Lorsqu’une installation informatique privée est réellement utilisée par le travailleur pour le télétravail, l’intervention de l’employeur peut être déterminée forfaitairement. Sont visés ici tous les types d'installations informatiques, à savoir, tant les pc de table (desktop), que les pc portables (laptop) et les tablettes, ainsi que les périphériques et les logiciels nécessaires à l'exercice du télétravail.
Le montant de l’indemnité forfaitaire pour l’utilisation à des fins professionnelles d’une installation informatique privée de bureau s’élève à un montant maximal de 20 euros par mois (ce montant n’est pas indexé). Dans le cas de prestations à temps partiel, le montant maximal ne doit pas être réduit proportionnellement.
Toutefois, si seul un deuxième écran d'ordinateur, une imprimante et/ou un scanner sont utilisés pour l'activité professionnelle (l'ordinateur est fourni par l'employeur), une double limitation s’applique :
- l’indemnité forfaitaire est réduite à 5 euros par mois par matériel informatique (un deuxième écran, une imprimante ou un scanner) et à un maximum absolu de 10 euros par mois (plusieurs matériels informatiques). Ces montants ne sont pas indexés ; et
- l’indemnité forfaitaire peut être octroyée uniquement pendant une période maximale de 3 ans.
L'administration accepte l’octroi de ce forfait à condition que l'employeur n'intervienne pas d’une autre manière dans ces frais (p. ex. en prenant en charge une partie du prix d’achat de l’ordinateur ou en fournissant lui-même un deuxième écran).
7. Changement en matière de reporting à partir de l’année 2022
En principe, toutes les indemnités obtenues en raison à l’occasion de l’activité professionnelle sont imposables en tant que rémunérations de travailleur.
Lorsqu’un employeur accorde une indemnité à un travailleur, cette indemnité ne peut être considérée comme un remboursement de dépenses propres à l’employeur non imposable (Article 31, alinéa 2, 1°, in fine, CIR 92) que si l’employeur peut apporter la double preuve :
- que l’indemnité est destinée à couvrir des frais qui lui sont propres ; et
- que cette indemnité a été effectivement consacrée à de tels frais.
L'employeur peut déterminer ces indemnités de manière forfaitaire, sans que celles-ci ne perdent le caractère de dépenses effectives lorsque leur montant a été établi d'après des normes sérieuses qui sont le résultat d'observations et de recoupements nombreux.
Les indemnités forfaitaires qui constituent un remboursement de dépenses propres à l’employeur doivent, par ailleurs, être justifiées au moyen de fiches individuelles. Sur la fiche n° 281.10 (revenus 2020), en regard de la rubrique b) du cadre 27 « renseignements divers », la mention « OUI - normes sérieuses » doit être reprise.
Compte tenu de l'importance du remboursement non imposable de dépenses propres à l'employeur dans le cadre du télétravail, le montant total des indemnités devra toujours, à partir de l'année de revenus 2022, être mentionné dans le cadre « renseignements divers » de la fiche n° 281.10, en plus des informations déjà demandées.
Ce principe sera d’application générale à partir de l'année de revenus 2022 pour tous les remboursements de dépenses propres à l'employeur et sera étendu à la fiche n° 281.20.
Les bénéficiaires de remboursements de dépenses propres à l’employeur sont tenus, dans le cas où ils justifient leurs frais professionnels réels dans leur déclaration à l'impôt sur les revenus, de déduire ces indemnités forfaitaires de leurs frais professionnels réels, dans la mesure où ces indemnités se rapportent à ces frais.
