L'année 2018 touche tout doucement à sa fin... Et qui dit « fin d'année », dit « prime » !
C'est donc le moment propice de faire le tour de la question.
1. Devez-vous payer une prime de fin d'année à vos travailleurs et sur quelle base ?
Vos travailleurs ont droit au paiement d'une prime de fin d'année pour autant qu'une source de droit applicable dans votre entreprise le prévoie.
Cela signifie qu'il faut rechercher si, au niveau de votre (sous-)commission paritaire ou de votre entreprise, ou encore sur le plan individuel, il existe des dispositions conventionnelles réglant cette question. Autrement dit, il faut donc passer en revue la hiérarchie des sources de droit applicables dans l'entreprise.
Les sources de droit pertinentes ici sont :
- la convention collective de travail conclue au niveau de votre (sous-) commission paritaire ;
- la convention collective de travail conclue au niveau de votre entreprise ;
- le contrat de travail individuel ;
- le règlement de travail ;
- l'usage.
Comme vous pouvez le constater dans cette énumération, il n'existe pas de droit au paiement d'une prime de fin d'année ni dans la loi, ni dans une convention collective de travail conclue au sein du Conseil national du travail applicable dans tous les secteurs.
Disons un mot à propos de l'usage. Un employeur peut être obligé de payer une prime de fin d'année aux travailleurs de son entreprise en fonction d'un usage. Pour pouvoir parler d'un usage, le paiement de la prime de fin d'année doit présenter les caractéristiques suivantes :
- être constant, c.-à-d. que la prime ait été octroyée pendant une période suffisamment longue ;
- être fixe, c.-à-d. que le même mode de calcul doit toujours avoir été appliqué ;
- être général, c.-à-d. que l'on doit avoir appliqué les mêmes règles à tous les membres du personnel se trouvant dans une même situation.
Si l'employeur veut octroyer une prime tout en évitant que l'usage ne s'installe, il faut qu'il convienne avec chaque bénéficiaire de la prime de fin d'année, lors de son paiement, que l'octroi de cette prime constitue une libéralité et ne constituera pour l'avenir pas un droit acquis dans son chef. Il est évident qu'il faut le constater par écrit.
Pour plus d'information sur les obligations qui relèvent des secteurs, nous vous invitons à consulter le chapitre 05 de la documentation sectorielle applicable dans votre secteur.
2. Pouvez-vous faire renoncer votre travailleur à son droit à la prime ?
Idée alléchante pour, par exemple, réduire les coûts salariaux en ces temps de crise. Est-ce possible ?
Après consultation de la documentation sectorielle à ce sujet, vous pourrez constater que les CCT qui obligent les employeurs à payer une prime de fin d'année ont été rendues obligatoires par un arrêté royal ou le seront bientôt, ce qui leur donne force de loi. Donc, pas question que le travailleur renonce à la prime de fin d'année avant qu'il ait droit à son paiement. Il en est de même si une CCT d'entreprise prévoit l'octroi d'une prime de fin d'année. Dès qu'il peut faire valoir son droit au paiement de la prime de fin d'année, le travailleur pourra, bien que la jurisprudence ne soit pas unanime à ce sujet, y renoncer.
Si le paiement de la prime de fin d'année est prévu par le règlement de travail, le contrat de travail ou l'usage, le travailleur pourra par contre déjà y renoncer avant qu'il y ait droit.
Il importe de souligner que cette renonciation n'est pas opposable à l'ONSS qui, considéré comme un tiers investi d'une mission à caractère public, réclamera d'office des cotisations sociales sur la prime, qu'elle soit payée ou pas.
Pour pouvoir parler de renonciation valable et afin d'éviter toute contestation, le travailleur doit s'exprimer de façon claire et précise. Nous vous conseillons d'établir un écrit à ce sujet.
En conclusion, il peut s'avérer plus judicieux de vérifier si une autre solution peut être trouvée pour réduire les coûts salariaux.
3. Pouvez-vous instaurer une prime de fin d'année cette année ?
En 2018, des augmentations salariales peuvent être octroyées par le biais de négociations au niveau sectoriel et au niveau des entreprises. L'accord relatif à la norme salariale permet aux employeurs, si aucun autre avantage n'a été accordé au niveau sectoriel, de récompenser leurs travailleurs en instaurant une prime de fin d'année.
La marge maximale pour l'évolution du coût salarial a été fixée à 1,1% pour la période 2017-2018. Ce pourcentage couvre la période de deux ans. Il ne s'agit pas de 1,1% en 2017 et de 1,1% supplémentaires en 2018.
Ce pourcentage constitue par ailleurs un maximum impératif. Les secteurs et/ou les entreprises sont libres d'utiliser entièrement ou partiellement cette marge (la marge est donc entre 0 et 1,1%).
Norme salariale 2017-2018 : cliquez ici pour plus d'informations.
4. La prime de fin d'année est-elle considérée comme de la rémunération ?
La prime de fin d'année constitue bien de la rémunération. Il a été plusieurs fois confirmé par la jurisprudence que la prime de fin d'année est octroyée au travailleur en contrepartie du travail fourni.
Les conséquences sont les suivantes :
- Des cotisations de sécurité sociale sont dues sur la prime de fin d'année ;
- D'un point de vue fiscal, la prime de fin d'année est considérée comme un avantage exceptionnel. Le précompte professionnel qui doit être retenu sur les primes de fin d'année est fixé par une grille spéciale calculée en fonction de la rémunération habituelle annuelle imposable du travailleur (salaire normal mensuel imposable x 12). Cela a pour conséquence que l'octroi d'un treizième mois brut va avoir un résultat net différent (moins élevé) par rapport à une rémunération normale mensuelle;
- Le montant de la prime de fin d'année doit être pris en compte pour le calcul de l'indemnité de rupture ;
- En matière de saisie et/ou de cession, la prime de fin d'année est au même titre que la rémunération saisissable et/ou cessible. La prime de fin d'année sera ajoutée à la rémunération normale du mois au cours duquel elle doit être payée pour le calcul de la quotité de rémunération saisissable et/ou cessible. Cela implique pour les travailleurs concernés que l'intégralité de la prime sera absorbée par la saisie ou la cession au profit du créancier;
Depuis le 1er octobre 2016, tout comme pour le salaire mensuel, l’employeur est obligé de payer la rémunération sous forme scripturale aux travailleurs. Le paiement de la main à la main n’est possible que dans certains secteurs. Obligation de payer la rémunération par virement bancaire : cliquez ici pour plus d'informations.
5. Qu'en est-il des travailleurs à temps partiel ?
En vertu de la CCT n° 35 conclue par le Conseil national du travail, le travailleur à temps partiel doit, pour un même travail ou un travail équivalent, bénéficier d'une rémunération proportionnelle à celle du travailleur occupé à temps plein, quelles que soient les modalités de paiement de cette rémunération.
Cette règle vaut également pour la prime de fin d'année : lorsqu'un travailleur à temps plein a droit dans une entreprise à une prime de fin d'année, le travailleur à temps partiel appartenant à la même catégorie et occupé sous les mêmes conditions peut également prétendre à une prime de fin d'année proportionnellement à la durée de ses prestations de travail.
6. La prime de fin d'année est-elle divisible ?
La prime de fin d'année est en principe divisible. Elle constitue en effet une contre-prestation pour le travail effectué pendant la période de référence.
Dès lors, si rien n'a été stipulé concernant la (non-)divisibilité, la prime ne devra être octroyée que proportionnellement à la durée de l'occupation, en tenant compte de l'entrée en service ou du départ du travailleur de l'entreprise pendant la période de référence.
Prenons l'exemple suivant : un travailleur a droit à une prime de fin d'année dans son entreprise. A la fin du mois d'avril 2018, ce travailleur quitte l'entreprise. Pour le calcul de la prime de fin d'année, il ne faudra donc pas tenir compte des mois postérieurs au mois d'avril 2018.
7. Qu'en est-il au moment de la fin du contrat de travail ?
Envisageons les situations les plus fréquentes :
1. En cas de préavis ou rupture du contrat de travail par l'employeur
Le préavis ou la rupture du contrat de travail n'influence en aucune manière les conditions d'octroi de la prime de fin d'année. Autrement dit, au cas où le contrat de travail d'un travailleur fait l'objet d'un préavis ou est rompu, un prorata est dû si la CCT le prévoit. C'est le cas également si rien n'a été prévu à ce sujet (principe de divisibilité). Mais il n'y a pas de prorata qui soit dû si toutes les conditions d'octroi ne sont pas entièrement remplies (par exemple, être en service à la date fixée par la CCT ou disposer d'une ancienneté minimale). Enfin, les CCT excluent le plus souvent le droit à la prime de fin d'année en cas de licenciement du travailleur pour motif grave.
2. En cas de préavis ou rupture du contrat de travail par le travailleur
Ici aussi, il faut retourner à la source de droit concernée (CCT, règlement de travail, contrat de travail) pour s'assurer des conditions d'octroi prévues. Les CCT qui sont la source de droit la plus fréquente en la matière excluent le plus souvent le droit à la prime de fin d'année en cas de démission du travailleur.
En résumé, il faudra donc toujours retourner à la source de droit applicable pour vérifier si oui ou non le droit à la prime de fin d'année est maintenu en cas de rupture du contrat de travail.
8. Qu'en est-il en cas de transfert d'entreprise ?
La loi sur les conventions collectives de travail et les commissions paritaires stipule expressément dans son article 20 que : « en cas de cession totale ou partielle d'une entreprise, le nouvel employeur est tenu de respecter la convention qui liait l'ancien employeur, jusqu'à ce qu'elle cesse de produire ses effets ».
Un employeur-repreneur est donc redevable de la totalité de la prime de fin d'année, également pour la période de travail effectuée sous l'autorité de l'employeur-cédant. Cela, bien entendu, pour autant que les conditions d'octroi soient remplies.
Vous avez des questions ou souhaitez obtenir de plus amples informations ? Nos gestionnaires de dossiers vous répondront volontiers.
Nous attirons l’attention des employeurs affiliés à Group S – Secrétariat Social asbl sur le fait que, sur les relevés de prestations (papiers, électroniques ou en ligne) établis pour le paiement de la prime de fin d’année, seuls sont mentionnés les travailleurs en service.
Le cas échéant, il leur faudra ajouter les travailleurs qui ont quitté l’entreprise et qui auraient droit à la prime de fin d’année.
Marta Malinowska - Legal Data Consultant
