Vanaf april wordt de controle op het verplichte telewerk verscherpt. De werkgevers moeten gedurende 3 maanden maandelijks mededelen hoeveel werknemers er in de onderneming zijn en hoeveel een niet-telewerkbare functie hebben.
Vanaf april tot juni 2021, uiterlijk de zesde kalenderdag van elke maand zal een werkgever via de RSZ moeten mededelen hoeveel werknemers er in zijn onderneming zijn en hoeveel ervan een niet-telewerkbare functie in de onderneming hebben en dus aanwezig zijn op de werkvloer. Deze gegevens die betrekking hebben op de eerste werkdag van de maand moeten medegedeeld worden uiterlijk de zesde kalenderdag van de maand.
1. Welke werkgevers moeten de mededeling doen?
Alle werkgevers in de private en publieke sector moeten deze mededeling doen. De ondernemingen die verplicht volledig gesloten zijn moeten dit wel niet doen.
2. wat moet de werkgever mededelen?
De werkgever moet mededelen:
- Het aantal werknemers die er in de onderneming zijn. Indien er verschillende vestigingseenheden zijn in de onderneming dan moet dit aantal medegedeeld worden per vestigingseenheid;
- Het aantal werknemers die een niet-telewerkbare functie uitoefenen en bijgevolg aanwezig zijn in de onderneming. Indien er verschillende vestigingseenheden zijn in de onderneming dan moet dit aantal medegedeeld worden per vestigingseenheid.
2.1 Het aantal werknemers aanwezig in de onderneming
Het zijn de volgende personen:
- de eigen werknemers waarvoor de werkgever een DIMONA-aangifte dient te verrichten of al heeft verricht;
- de uitzendkrachten die hij op structurele basis gebruikt (zij moeten niet geregistreerd worden door de uitzendonderneming maar door de gebruikende onderneming)
- personen die op zelfstandige basis structureel aanwezig zijn in de bedrijfsgebouwen, de vestigingseenheid, niet op de werven (bestuurder, actieve vennoot, onderaannemer, consultant, …) Het gaat dus niet om punctuele aanwezigheden, zoals voor herstellingen, schoonmaak, onderhoud,... ;
- werknemers van onderaannemers die structureel aanwezig zijn in de bedrijfsgebouwen, de vestigingseenheid, niet op de werven (bewakers, onderhoudspersoneel, consultants, gedetacheerden, …)
De werkgever deelt het aantal personen mee, niet een nominatieve lijst van hen. Het aantal is het aantal aanwezig op de eerste werkdag van de betrokken maand.
2.2. het aantal werknemers aanwezig in de onderneming die niet kunnen telewerken
Werknemers die een “niet-telewerkbare functie” uitoefenen zijn werknemers die in geen enkel geval kunnen telewerken, ook niet occasioneel of voor bepaalde, specifieke taken. Het zijn functies die van nature ter plaatse moeten uitgevoerd worden, bijvoorbeeld arbeiders, technische bedienden, onthaalpersoneel, keukenpersoneel, schoonmaakpersoneel, administratieve medewerkers die hun opdrachten niet van thuis kunnen verrichten, ambulante functies zoals inspecteurs, koeriers, thuiszorg... Werknemers die gedeeltelijk en/of volledig kunnen telewerken horen daar niet bij en hun aantal moet dus niet medegedeeld worden.
De werkgever deelt het aantal personen mee, niet een nominatieve lijst van deze personen. Het aantal is het aantal aanwezig op de eerste werkdag van de betrokken maand. Volgens bekomen informatie zal de inspectie die aantallen niet in vraag stellen indien zij het voorwerp uitmaken van een akkoord op ondernemingsniveau met de werknemers(afvaardiging).
3. Hoe moet de werkgever deze gegevens mededelen?
De RSZ stelt op haar website een tool ter beschikking van de werkgevers waarin zij de gevraagde gegevens kunnen registreren met de hulp van de nodige info en begeleidende instructies: Klik hier om naar de tool te gaan.
Er wordt voorzien in een bevestiging van de geregistreerde gegevens. Die bevestiging zal opgestuurd worden naar de e-box van de onderneming en/of op het scherm beschikbaar zijn na het afronden van de registratie.
4. Wanneer moet de werkgever deze gegevens mededelen?
De werkgever moet deze gegevens maandelijks mededelen, telkens uiterlijk de zesde kalenderdag van de betrokken maand.
Hij zal dit moeten doen voor de maand april, mei en juni 2021:
- aantal werknemers op de eerste werkdag van april (1 april) -> uiterlijk op 6 april;
- aantal werknemers op de eerste werkdag van mei (3 mei)-> uiterlijk op 6 mei;
- aantal werknemers op de eerste werkdag van juni (1 juni) -> uiterlijk op 6 juni.
Opmerking ! Alhoewel wordt medegedeeld dat deze aangifte moet gebeuren op 6 april, 6 mei en 6 juni, dus gedurende 3 maanden, moet een lezing van het ministerieel besluit dat deze registratieplicht heeft ingevoerd ons doen besluiten dat de maatregel maar loopt tot en met 25 april 2021. Tenzij het ministerieel besluit alsnog aangepast wordt, moet de werkgever bijgevolg enkel uiterlijk 6 april die gegevens mededelen.
5. Wat betekent deze registratie voor eventuele controles op verplicht telewerk?
De bedoeling is een idee te hebben hoeveel werknemers gebruikelijk in de onderneming aanwezig zijn zodat de sociale inspectiediensten deze data kunnen gebruiken als referentiepunt bij het controleren van het verplicht telewerk. De gegevens in de registratietool mogen bijgevolg door de inspectie louter gezien worden als een hulpmiddel om de controle efficiënter te laten verlopen.
De ingegeven cijfers in de registratietool zijn niet bindend. Indien er zich een afwijking voordoet van het aantal werknemers op de werkvloer in vergelijking met de gegevens ingegeven op het formulier, kunnen deze afwijkingen geen grond zijn voor een sanctie. De inspectie moet nog steeds nagaan of de werkgever zich heeft gehouden aan de bepalingen betreffende het verplicht telewerk
6. Hoelang geldt deze maatregel van verplichte registratie?
Deze maatregel treedt in werking vanaf 1 april 2021. Alhoewel het ministerieel besluit dat deze registratieplicht heeft ingevoerd maar loopt tot en met 25 april 2021, zal dit vermoedelijk verlengd worden tot 30 juni 2021 zodat de registratieplicht geldt voor april, mei en juni 2021.
Bron: Artikel 1 van het Ministerieel besluit van 26 maart 2021 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 28 oktober 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken - BS van 26 maart 2021.
Van VERBRUGGEN Frank - Legal manager
