Alors qu'un système de choix et de réversibilité de choix entre les chèques-repas délivrés sur support papier et les chèques-repas sous forme électronique avait été mis en place en 2011, l'arrêté royal du 29 juin 2014 prévoit le passage obligatoire et définitif aux chèques-repas électroniques à partir du 1er janvier 2016. Ces chèques-repas devront répondre à un certain nombre de conditions pour ne pas être considérés comme de la rémunération (et donc être exonérés de cotisations de sécurité sociale et d'impôt).
La généralisation des chèques-repas électroniques aura obligatoirement et définitivement lieu dès le 1er janvier 2016.
Afin d'éviter la coexistence de manière parallèle de chèques-repas électroniques et de chèques-repas sur support papier en 2016, il ne sera déjà plus possible de remettre aux travailleurs des chèques-repas sous forme papier dès le 1er octobre 2015. Seuls des chèques-repas sous forme électronique pourront être délivrés à partir de ce moment. Par ailleurs, les chèques-repas sur support papier émis en 2015 ne seront valables que jusqu'au 31 décembre 2015 au plus tard.
Cela entrainera donc la disparition du système du choix et de réversibilité du choix entre les chèques-repas électroniques et les chèques-repas sous forme papier actuellement en vigueur.
Les conditions auxquelles doivent répondre les chèques-repas électroniques pour ne pas être considérés comme de la rémunération sont les suivantes :
- L'octroi de chèques-repas au travailleur doit être prévu par une Convention Collective de Travail sectorielle ou d'entreprise ou par une convention individuelle ;
- Le nombre de chèques-repas délivrés au travailleur doit être égal au nombre de journées effectivement prestées par le travailleur ;
- Les chèque-repas sont délivrés au nom du travailleur (leur octroi doit par ailleurs figurer sur le compte individuel de chaque travailleur) ;
- Les chèques-repas électroniques ont une durée de validité de 12 mois, à partir du jour où les chèques-repas sont crédités sur le compte du travailleur, et ne peuvent être acceptés qu'en paiement d'un repas ou d'achats d'aliments ;
- L'intervention de l'employeur ne peut être supérieure à 5,91 EUR par chèque-repas ;
- L'intervention personnelle du travailleur ne peut être inférieure à 1,09 EUR par chèque-repas ;
- Le nombre de chèques-repas octroyés par travailleur ainsi que le montant brut (diminué de l'intervention personnelle du travailleur) doivent être mentionnés sur la fiche de paie du travailleur ;
- Le travailleur doit pouvoir vérifier, avant chaque utilisation, le solde des chèques-repas restants ainsi que leur durée de validité ;
- Les chèques-repas doivent être émis par un éditeur agréé ;
- L'utilisation des chèques-repas doit être gratuite et ne peut entraîner de coûts supplémentaires pour le travail. En cas de perte ou de vol de la carte électronique par le travailleur, le coût de remplacement de cette carte ne peut être supérieur à la valeur nominale d'un chèque-repas.
Pour autant que les chèques-repas électroniques émis répondent à l'ensemble de ces conditions, les montants payés aux travailleurs en vertu des chèques-repas seront donc, toujours et comme actuellement, exonérés de cotisations de sécurité sociale et d'impôts.
Par le biais de la présente newsletter, nous vous rappelons qu'il est possible - pour les entreprises qui ressortent à des commissions paritaires qui ont conclu une convention collective de travail spécifique - de remplacer ou de convertir l'octroi d'éco-chèques en chèques-repas ou en un autre avantage équivalent (sans perdre l'avantage lié à l'exonération des cotisations de sécurité sociale). A l'heure actuelle, cela est notamment prévu auprès de la commission paritaire n°218 pour les employés ou de la commission paritaire n°311 des entreprises de vente au détail.
