Elke werkgever is verplicht om een interne dienst voor preventie en bescherming op het werk (IDPBW) op te richten, die minstens over één preventieadviseur moet beschikken. In ondernemingen met minder dan 20 werknemers, kan de werkgever deze functie zelf uitoefenen. De taak van de interne preventieadviseur bestaat voornamelijk uit het bijstaan van de werkgever bij de uitvoering van de preventiemaatregelen die betrekking hebben op het welzijn van de werknemer. De interne preventieadviseur fungeert ook als contactpersoon voor de externe preventiedienst.
Om het mogelijk te maken dat de preventieadviseurs hun taak in volle onafhankelijkheid kunnen uitoefenen, beschermt de wet van 20 december 2002 de preventieadviseurs tegen ontslag en verwijdering uit hun functie. Een werkgever kan een preventieadviseur niet ontslaan of hem uit zijn functie verwijderen behalve:
- Omwille van redenen die vreemd zijn aan zijn onafhankelijkheid of omwille van redenen die aantonen dat hij niet bekwaam is om zijn opdrachten uit te oefenen; en,
- Mits naleving van een voorafgaande procedure. Samenvattend moet de werkgever, vooraleer een preventieadviseur te ontslaan of uit zijn functie te verwijderen:
- Per aangetekende brief de preventieadviseur de redenen meedelen waarom hij de overeenkomst wil beëindigen met het bewijs van die redenen;
- En tegelijk, per aangetekende brief, het voorafgaand akkoord meedelen van het/de comité(s) voor preventie en bescherming op het werk (CPBW). Bij gebreke aan een comité, moet dat het akkoord zijn van de vakbondsafvaardiging of bij gebrek daarvan, van de werknemers zelf.
De werkgever die deze procedure niet naleeft of die redenen inroept die wettelijk niet worden aanvaard, moet een beschermingsvergoeding gelijk aan 2 of 3 jaar loon betalen afhankelijk van het feit of de preventieadviseur minder of meer dan 15 jaar in de hoedanigheid van preventieadviseur prestaties heeft geleverd.
De procedures voorzien bij wet zijn niet van toepassing op bepaalde gevallen, bijvoorbeeld in geval van een ontslag om dringende reden. In het geval een arbeidsrechtbank de dringende reden zou verwerpen, heeft de preventieadviseur niet automatisch recht op een beschermingsvergoeding, maar alleen maar als de redenen voor het ontslag verbonden zijn met de onafhankelijkheid van de preventieadviseur of als de werkgever de redenen van zijn onbekwaamheid niet kan bewijzen.
Als de preventieadviseur naast deze functie nog een andere functie uitoefent bij de werkgever (wat vaak het geval is bij een kleinere onderneming), zal de vergoeding proportioneel worden herleid tot de duur tijdens dewelke de betrokkene zijn prestaties heeft uitgeoefend als preventieadviseur. De moeilijkheid zal echter zijn om deze verhouding te bepalen en te bewijzen.
Een preventieadviseur ontslaan of uit zijn functie verwijderen zonder de wettelijke bepalingen na te leven kan dus een financiële domper opleveren. Nochtans stellen wij vast dat veel werkgevers het bestaan en de inzet van deze bescherming niet kennen.
To do
Om de kost van de beschermingsvergoeding te vermijden of te verlagen, raden wij de volgende best practices aan:
- Als u een preventieadviseur wil ontslaan omwille van een dringende reden, denk er dan twee keer over na.
- Respecteer nauwkeuring de voorafgaande procedure voor een ontslag of verwijdering uit de functie en bewaar kopies van de documenten die bewijzen dat u deze procedure correct heeft nageleefd (aangetekende brieven, proces-verbaal van het CPBW of van de vakbondsafvaardiging).
- De wet maakt geen onderscheid tussen de preventieadviseur zelf en zijnvervanger/adjunct. Wees dus even voorzichtig zelfs als het niet gaat om de 'principiële' preventieadviseur.
- Het organigram van uw onderneming moet duidelijk aantonen wie de preventieadviseur(s) is/zijn, en in voorkomend geval, hun andere functies. Het arbeidsreglement vermeldt de preventieadviseurs.
- Als de preventieadviseur ook een andere functie uitoefent, moet u zo goed mogelijk het onderscheid maken tussen zijn functie als preventieadviseur en zijn andere functies. In dat geval is het nuttig om de verdeling tussen zijn taken te formaliseren aan de hand van de volgende documenten:
- (Bijlage bij) de arbeidsovereenkomst. U kunt in de arbeidsovereenkomst een clausule invoegen die het tewerkstellingspercentage als preventieadviseur aangeeft. Als de preventieadviseur al in dienst is, kunt u een bijlage bij de arbeidsovereenkomst tekenen.
- Waak over de juiste redactie van bepaalde documenten zoals het PV van de vergadering van het CPBW of de vakbondsafvaardiging betreffende de aanstelling van een preventieadviseur of ook het jaarlijks rapport van IDPBW.
- Beschrijving/benaming van de functies. De verschillende functies van de preventieadviseur moeten op heldere wijze worden benoemd, omschreven en van elkaar onderscheiden. Vermijd te vage termen (bv. 'compliance') of termen die erop zouden kunnen wijzen dat het geheel van de taken van de preventieadviseur betrekking heeft op de preventie, de veiligheid, hygiëne, enz. (bv. 'QSHE Manager'). Beperk het juridische begrip 'preventieadviseur' uitsluitend voor wat dit mandaat betreft en kies een andere benaming voor de andere taken.
- Actualiseer de documenten in geval van wijziging (bv. vermindering in de tijdsbesteding van de preventieadviseur).
