Een eQuestionnaire… en wat nu?

Stel je eens voor…

De receptie van je bedrijf stuurt een email door die aankwam op het info-mailadres. De mail komt van het Directoraat-Generaal Concurrentie van de Europese Commissie en bevat een link naar een online verzoek om inlichtingen. Je opent het ‘eQuestionnaire’ met de meegeleverde login en paswoord. Je merkt dat er niet minder dan 77 vragen zijn, die binnen een termijn van twee weken moeten worden beantwoord. Vele vragen vereisen gedetailleerde input over je onderneming en kennis van de internationale marktomgeving. Je bent zeer verontrust. Je hebt nog tien dagen en er staat dat je onderneming een boete kan krijgen voor onjuiste of misleidende antwoorden.

Even verduidelijken

Het Europees mededingingsrecht geeft de Commissie de bevoegdheid bij ondernemingen of ondernemingsverenigingen alle nodige inlichtingen op te vragen voor een onderzoek.

De Commissie kan in elke fase van het onderzoek een verzoek om inlichtingen richten aan ondernemingen die het voorwerp uitmaken van het onderzoek (bijv., een kartelonderzoek of een onderzoek naar misbruik van machtspositie). Maar ook aan derde ondernemingen (bijv., klanten of leveranciers). Het feit dat je zulk verzoekt ontvangt, betekent dus niet noodzakelijk dat er een onderzoek tegen je onderneming is gestart.

Er zijn types van verzoeken om inlichtingen in een eenvoudig verzoek (bijv. een of meerdere vragen per email) of een formeel verzoek om inlichtingen, dat bij besluit van de Commissie is aangenomen. Een onderneming moet antwoorden op een formeel verzoek om inlichtingen, en is in theorie vrij om al dan niet te antwoorden op een eenvoudig verzoek.

Let op, indien een onderneming nalaat te antwoorden op een eenvoudig verzoek, kan dit het signaal geven dat de onderneming niet bereid is mee te werken met de Commissie. De Commissie kan dan alsnog een formeel verzoek om inlichtingen sturen dat de onderneming moet beantwoorden.

Ieder verzoek om inlichtingen bevat een uiterste antwoorddatum. Een onderneming die niet binnen de uiterste termijn antwoordt op een formeel verzoek om inlichtingen, kan een boete krijgen van ten hoogste 1% van de in het voorafgaande boekjaar behaalde totale omzet. Deze boete kan ook worden opgelegd aan een onderneming die onjuiste of misleidende informatie heeft verstrekt aan de Commissie, zowel bij een formeel als een niet-formeel verzoek om inlichtingen. Ook een dwangsom voor elke dag waarmee de vastgestelde termijn van een formeel verzoek wordt overschreden, is mogelijk.

Het verzoek bevat doorgaans vragen over de eigen business van de onderneming, over haar leveranciers, concurrenten, klanten of over de sector in het algemeen. De Commissie verzoekt doorgaans ook om bepaalde documenten over te maken. Dit kan gaan van relatief beperkte informatie (bijv., bepaalde contracten) tot zeer omvangrijke en gedetailleerde informatie (bijv., over bepaalde transacties van de onderneming in verschillende lidstaten over een periode van meerdere jaren).

De gevraagde informatie moet steeds noodzakelijk zijn voor het doel van het onderzoek van de Commissie. Deze moet het doel van het onderzoek redelijk nauwkeurig aangeven in het verzoek om inlichtingen. Anders kan de onderneming onmogelijk bepalen of de gevraagde informatie noodzakelijk is, en kan het Hof zijn rechterlijk toezicht niet uitoefenen.

Concreet

• Je werkt best zo goed als mogelijk mee met de Commissie, los van de vraag of het om een niet-formeel of formeel verzoek handelt.
• Stuur het verzoek onmiddellijk door aan het juridisch departement, dat kan instaan voor de coördinatie van het antwoord, al dan niet samen met de externe juridische adviseurs.
• Verdeel de taken en ga na of de uiterste antwoorddatum haalbaar is voor de betrokken personeelsleden. Zo nodig, kan je een gemotiveerd verzoek om verlenging van de antwoordtermijn indienen.
• Ga na of het mogelijk is om de omvang van de gevraagde informatie aan te leveren in het formaat zoals vooropgesteld door de Commissie. De Commissie staat in het algemeen open voor overleg omtrent de omvang en het formaat van de in te dienen informatie.
• Wees je ervan bewust dat je bij het beantwoorden van vragen omtrent de sector en de relevante markt een bepaald standpunt inneemt. Indien je hiervan later wil afwijken, zal je dit moeten motiveren.
• Dien steeds een vertrouwelijke en publieke versie van het antwoord in.
• De nationale mededingingsautoriteiten hebben vergelijkbare bevoegdheden inzake het sturen van verzoeken om inlichtingen als de Commissie. Ook hier geldt als regel medewerking met de mededingingsautoriteit.

Meer weten?

• De bevoegdheid van de Commissie om informatie op te vragen bij ondernemingen is gebaseerd op artikel 18 van Verordening (EG) nr. 1/2003. De boetes staan in artikel 23 en 24 van diezelfde verordening.
• Praktische informatie over het eQuestionnaire vind je via http://ec.europa.eu/competition/mergers/equestionnaire_en.html
• Het arrest van het Hof van 10 maart 2016, in zaak C‑247/14 P HeidelbergCement AG v. Commissie, vernietigt voor het eerst een besluit van de Commissie tot het vaststellen van een formeel verzoek om inlichtingen, onder meer wegens de uiterst beknopte, vage en generieke motivering ervan.