De gevolgen van het coronavirus voor de Belgische bedrijven worden meer en meer voelbaar. Als werkgever wordt u momenteel geconfronteerd met een hele reeks vragen. In dit artikel zetten wij deze voor u op een rijtje.
De aanwezigheid van het virus beperkt zich niet langer tot bepaalde delen van China maar strekt zich ondertussen ook uit tot België en andere Europese landen.
Sommige bedrijven ondervinden hinder op het vlak van tewerkstelling van personeel omdat zij rekenen op toevoer uit de getroffen regio’s of omwille van het feit dat sommige werknemers verplicht door de bevoegde overheid in quarantaine worden geplaatst en daardoor het werk niet tijdig kunnen hervatten na een reis in een getroffen regio. In dat geval voorziet de RVA in de mogelijkheid om een beroep te doen op tijdelijke werkloosheid wegens overmacht.
Daarnaast zijn meer en meer bedrijven zich bewust van de mogelijkheid van verspreiding van het coronavirus op de werkvloer en worden preventieve maatregelen genomen. Welke maatregelen kan u nemen en kan u zo ver gaan dat u de toegang tot de werkvloer aan uw werknemers kan ontzeggen? Kan u werknemers verplichten om van thuis te werken of om verlof op te nemen?
In dit artikel geven wij u een antwoord op deze vragen.
Bedrijfsleiding
1-Uw bedrijf ondervindt hinder door het coronavirus en kan personeel tijdelijk niet tewerkstellen: wat kan u doen?
2-Uw werknemer verblijft omwille van persoonlijke of professionele redenen in een getroffen regio en wordt bij terugkeer naar België door de overheid in quarantaine geplaatst wegens een mogelijk risico op besmetting met het coronavirus: wat kan u doen?
3- Uw werknemer verblijft omwille van persoonlijke of professionele redenen in een getroffen regio en kan niet tijdig naar België terugkeren omwille van bijvoorbeeld een vliegverbod of een opgelegde quarantaine in het buitenland: wat kan u doen?
4-Uw bedrijf ondervindt een daling van cliënteel omwille van de vrees voor besmetting met het coronavirus: wat kan u doen...
... voor uw arbeiders?
... voor uw bedienden?
5-U ondervindt moeilijkheden om uw sociale bijdragen te betalen?
6- U ondervindt moeilijkhedenom de bedrijfsvoorheffing en andere fiscale schulden te betalen?
Personeelsbeleid
1- Welke preventiemaatregelen kan u nemen om een besmetting met het coronavirus op de werkvloer te voorkomen?
2- Als een werknemer terugkomt uit een regio die door het coronavirus is getroffen …
... mag u hem dan de toegang tot de werkvloer verbieden?
... hem verplichten jaarlijkse vakantiedagen of inhaalrust voor overuren op te nemen?
... hem naar de arbeidsarts sturen?
3- Mogen uw werknemers telewerk verrichten?
4- Mag een werknemer op eigen initiatief beslissen om thuis te blijven na verblijf in een gebied dat door het coronavirus is getroffen?
5- Wat te doen als de school van de kinderen van uw werknemer sluit?
6- Uw werknemer vertoont symptomen op het werk: wat kan u doen?
7- Kan u uw werknemers beletten om met vakantie te gaan in een risicozone?
8- Mag een werknemer weigeren om op zakenreis te vertrekken naar een gebied dat door het coronavirus is getroffen?
9- Moet u maskers ter beschikking van uw werknemers stellen?
10- Wat in geval van lockdown?
Bedrijfsleiding
1. Uw bedrijf ondervindt hinder door het coronavirus en kan personeel tijdelijk niet tewerkstellen: wat kan u doen?
De RVA en onze minister van werk Nathalie Muylle hebben aangekondigd dat bedrijven die hinder ondervinden doordat zij rekenen op toevoer uit de getroffen regio’s zich kunnen beroepen op tijdelijke werkloosheid wegens overmacht wanneer zij daardoor personeel niet kunnen tewerkstellen. Het betreft dan meer bepaald de situatie van bedrijven die niet meer kunnen produceren omdat ze een grondstof of een onderdeel missen dat uit de getroffen regio’s moet komen.
Ook een reisagentschap dat culturele reizen aanbiedt naar China en dat dergelijke reizen niet meer kan aanbieden omdat de vluchten naar China zijn geannuleerd, wordt hier als voorbeeld aangehaald.
2. Uw werknemer verblijft omwille van persoonlijke of professionele redenen in een getroffen regio en wordt bij terugkeer naar België door de overheid in quarantaine geplaatst wegens een mogelijk risico op besmetting met het coronavirus: wat kan u doen?
Aangezien de voorwaarden gekoppeld aan tijdelijke werkloosheid wegens overmacht in dit geval vervuld zijn, bevestigt de RVA dat u in bovenvermelde situatie de betrokken werknemer tijdelijk werkloos kan stellen wegens overmacht.
Van zodra de werknemer u een doktersattest bezorgt waarin zijn arbeidsongeschiktheid wordt bevestigd, kan u de werknemer niet langer tijdelijk werkloos plaatsen wegens overmacht maar zal u gewaarborgd loon wegens ziekte verschuldigd zijn.
3. Uw werknemer verblijft omwille van persoonlijke of professionele redenen in een getroffen regio en kan niet tijdig naar België terugkeren omwille van bijvoorbeeld een vliegverbod of een opgelegde quarantaine in het buitenland: wat kan u doen?
Idem als situatie 2. hierboven. U zal zich dus ook in dit geval op tijdelijke werkloosheid wegens overmacht kunnen beroepen.
Voor meer informatie over het begrip “overmacht” en de formaliteiten die u moet vervullen om uw werknemers (zowel arbeiders als bedienden) tijdelijk werkloos te stellen wegens overmacht, verwijzen wij u naar de website van de RVA.
Bijkomend wensen wij uw aandacht te vestigen op het volgende:
1) Wanneer u zich wenst te beroepen op de tijdelijke werkloosheid wegens overmacht omwille van het coronavirus, zal u duidelijk de link moeten kunnen aantonen tussen het virus en de overmacht. De RVA stelt uitdrukkelijk in zijn instructies dat, in geval een werknemer terugkeert uit een getroffen regio of in contact gekomen is met een persoon die uit een getroffen regio komt zonder dat er concrete aanwijzingen zijn van besmettingsgevaar, er geen beroep kan worden gedaan op tijdelijke werkloosheid wegens overmacht. Dit is alleen mogelijk in geval van een door de (Belgische of buitenlandse) overheid opgelegd verbod om te werken of zich te verplaatsen. Wanneer het dus louter een preventiemaatregel betreft die door uw bedrijf wordt genomen, kan u geen beroep doen op de tijdelijke werkloosheid.
2) Er is enkel recht op tijdelijke werkloosheid wegens overmacht voor dagen waarvoor de werknemer geen loon ontvangt. Dat betekent dus ook dat er geen beroep kan worden gedaan op tijdelijke werkloosheid voor geplande vakantiedagen.
3) De RVA heeft meegedeeld dat zij tijdelijke werkloosheid wegens overmacht als gevolg van het coronavirus zal aanvaarden tot uiterlijk 30/06/2020.
4. Uw bedrijf ondervindt een daling van cliënteel omwille van de vrees voor besmetting met het coronavirus: wat kan u doen...
... voor uw arbeiders?
De RVA bevestigt dat ondernemingen die, omwille van de vrees voor besmetting met het coronavirus, geconfronteerd worden met een daling van hun cliënteel (bvb. Chinese voedingswinkels en restaurants, luchtvaartmaatschappijen, reisagentschappen,…) voor hun arbeiders een beroep kunnen doen op tijdelijke werkloosheid wegens economische redenen.
Voor meer informatie omtrent het begrip “economische reden” en de formaliteiten die u moet vervullen om uw arbeiders tijdelijk werkloos te stellen wegens economische redenen, verwijzen wij u naar de website van de RVA. Bijkomend vermeldt de RVA wel in zijn instructies dat de directeur van het bevoegde werkloosheidsbureau eventueel wel een afwijking kan toestaan op de indieningstermijn (= voorafgaandelijke elektronische mededeling aan de RVA minstens 7 kalenderdagen vóór de eerste werkloosheidsdag) indien het coronavirus heeft geleid tot een plotse daling van het werk.
... voor uw bedienden?
Enkel ondernemingen die voldoen aan de definitie van onderneming in moeilijkheden kunnen tijdelijke werkloosheid wegens economische redenen voor bedienden invoeren. Gelet op deze uitzonderlijke situatie wordt voorzien dat een onderneming door de bevoegde minister als onderneming in moeilijkheden kan worden erkend wanneer zij een substantiële daling van de omzet, de productie of het aantal bestellingen op korte termijn kan aantonen.
De RVA heeft ondertussen meegedeeld dat een werkgever, in afwachting van het voleindigen van de procedure tot erkenning als onderneming in moeilijkheden, een beroep kan doen op tijdelijke werkloosheid wegens overmacht op voorwaarde dat hij kan aantonen dat hij de procedure heeft opgestart (bijvoorbeeld door het indienen van het formulier C106A) of zich engageert om dit zo snel mogelijk te doen.
Voor meer informatie over de invoering van tijdelijke werkloosheid wegens economische redenen voor bedienden, verwijzen wij u naar de website van de RVA.
5. U ondervindt moeilijkheden om uw sociale bijdragen te betalen?
Als uw onderneming economische gevolgen van het COVID-19-virus ondervindt en u betalingsproblemen inzake sociale bijdragen hebt, dan voorziet de RSZ in de mogelijkheid om een minnelijk afbetalingsplan aan te vragen.
Met het minnelijke afbetalingsplan van de RSZ kunt u maandelijkse afbetalingen verrichten gedurende een periode van maximum 24 maanden. Als u uw socialezekerheidsbijdragen correct hebt betaald, dan kan de RSZ u vrijstellen van bijdrageopslagen, forfaitaire vergoedingen en/of verwijlintresten.
U kunt een aanvraag tot minnelijk afbetalingsplan indienen via de pagina ‘Minnelijk afbetalingsplan’ van de RSZ.
6. U ondervindt moeilijkhedenom de bedrijfsvoorheffing en andere fiscale schulden te betalen?
Ondernemingen die moeilijkheden ondervinden als gevolg van de verspreiding van het coronavirus kunnen steunmaatregelen aanvragen bij de FOD Financiën. Deze maatregelen kunnen bestaan uit een afbetalingsplan, vrijstelling van nalatigheidsinteresten of kwijtschelding van boetes wegens niet-betaling.
U vindt meer informatie over de stappen die u voor deze maatregelen moet ondernemen op de website van de FOD Financiën.
Personeelsbeleid
1. Welke preventiemaatregelen kan u nemen om een besmetting met het coronavirus op de werkvloer te voorkomen?
De Wereldgezondheidsorganisatie (WHO) heeft in een advies (beschikbaar hier) een volledige opsomming gegeven van de preventiemaatregelen die bedrijven op de werkvloer kunnen nemen:
Zo worden onder meer volgende maatregelen aanbevolen:
- zorg voor propere en hygiënische werkplekken door het regelmatig ontsmetten van bureaus, toetsenborden, telefoons, etc…;
- zorg ervoor dat werknemers en derden die toegang hebben tot de werkplaats hun handen regelmatig en grondig wassen door dit duidelijk te communiceren en op goed zichtbare plaatsen handontsmettingsmiddel te voorzien;
- zorg voor een goede respiratoire hygiëne op het werk (door bijvoorbeeld papieren zakdoeken te voorzien en afgesloten vuilbakken waarin zij kunnen worden weggegooid);
- informeer werknemers dat wanneer ze ziektesymptomen zoals koorts en hoesten vertonen, ook al zijn deze niet ernstig, ze beter niet kunnen komen werken;
- promoot thuiswerk;
- maak een plan op met de nodige instructies wat er op de werkvloer moet gebeuren wanneer een werknemer vermoed wordt besmet te zijn met het coronavirus;
- …
2. Als een werknemer terugkomt uit een regio die door het coronavirus is getroffen …
... mag u hem dan de toegang tot de werkvloer verbieden?
Nee. U kan een werknemer niet verplichten om thuis te blijven. Enkel de bevoegde autoriteiten kunnen beslissen om een persoon in quarantaine te plaatsen. Zolang de werknemer u geen attest van arbeidsongeschiktheid bezorgt, wordt hij dan ook als arbeidsgeschikt beschouwd.
Het is belangrijk om niet uit het oog te verliezen dat één van de voornaamste verplichtingen van de werkgever erin bestaat werk te verschaffen aan zijn werknemers. Door een werknemer de toegang tot de werkvloer te weigeren, komt u deze fundamentele verplichting niet na. Bovendien loopt u het risico dat de werknemer de verbreking van de arbeidsovereenkomst wegens eenzijdige wijziging inroept en u een verbrekingsvergoeding moet betalen.
Kortom, wees voorzichtig, maar niet te voorzichtig …
... hem verplichten jaarlijkse vakantiedagen of inhaalrust voor overuren op te nemen?
Nee. U kan een werknemer niet verplichten om in dergelijk geval vakantiedagen of inhaalrust op te nemen. Vakantiedagen opnemen kan enkel in onderling akkoord.
... hem naar de arbeidsarts sturen?
Nee. Als werkgever kunt u geen preventieve opsporingstests uitvoeren. Dergelijke onderzoeken worden door de bevoegde instanties trouwens niet meer systematisch uitgevoerd op personen die terugkeren uit gebieden die door het coronavirus zijn getroffen. U kunt uw werknemer best aanraden om zijn huisdokter te raadplegen.
3. Mogen uw werknemers telewerk verrichten?
De werknemers mogen vragen om occasioneel telewerk te verrichten in geval van overmacht, namelijk een onvoorzienbaar situatie, onafhankelijk van de wil van de werknemer. Het coronavirus kan een situatie van overmacht vormen.
Uw akkoord is echter vereist. Dit is namelijk geen absoluut recht van de werknemer. Bovendien moet het door de werknemer uitgevoerde werk verenigbaar zijn met telewerk. Op juridisch vlak moet de werkgever de uitvoeringsmodaliteiten van deze mogelijkheid bij ondernemings-cao of in zijn arbeidsreglement vastleggen. Op praktisch vlak moet er een doordacht beleid inzake telewerk worden opgezet. Bij de invoering van occasioneel telewerk moet immers vooraf voldoende aandacht worden besteed aan de technische mogelijkheden (apparatuur, software, capaciteit ICT-systeem, …) waarover de onderneming beschikt.
Klanten van GROUP S - Sociaal secretariaat vzw kunnen via hun payroll advisor een modelovereenkomst voor occasioneel telewerk en een model van kader voor occasioneel telewerk bekomen voor hun arbeidsreglement (91129).
4. Mag een werknemer op eigen initiatief beslissen om thuis te blijven na verblijf in een gebied dat door het coronavirus is getroffen?
Een werknemer mag zelf niet beslissen om in quarantaine te gaan of arbeidsongeschikt te worden. Tenzij hij zijn afwezigheid met een medisch attest kan rechtvaardigen, wordt hij bijgevolg niet betaald.
5. Wat te doen als de school van de kinderen van uw werknemer sluit?
In deze situatie is het niet mogelijk gebruik te maken van tijdelijke werkloosheid.
Uw werknemer moet een oplossing zoeken voor de oppas van zijn kinderen. Als er geen andere optie is, dan moet hij verlof nemen om zelf op zijn kinderen te passen.
We merken hierbij op dat werknemers in een dergelijke context het recht hebben om afwezig te zijn om dwingende reden. Ze hebben namelijk recht op 10 onbetaalde dagen per jaar (tenzij andersluidende overeenkomst tussen werkgever en werknemer). Deze dagen bieden de mogelijkheid de nodige duur afwezig te zijn om het probleem te regelen op voorwaarde dat de werkgever vooraf of zo snel mogelijk wordt verwittigd.
6. Uw werknemer vertoont symptomen op het werk: wat kan u doen?
Als werkgever bent u verplicht toe te zien op de bescherming van de gezondheid van uw werknemers op het werk en zo nodig de gepaste maatregelen te nemen.
Als u vaststelt dat een werknemer verontrustende symptomen vertoont, wordt in eerste instantie aanbevolen om hem zo snel mogelijk naar de preventieadviseur-arbeidsgeneesheer (PAA) te sturen. Vervolgens is het aangewezen contact op te nemen met uw PAA en te onderzoeken of andere preventieve maatregelen moeten worden genomen om iedere besmetting te vermijden.
Daarnaast heeft u ook steeds de mogelijkheid om de werknemer te vragen terug naar huis te gaan of telewerk te verrichten.
Bij twijfel raden we u aan steeds een beslissing te nemen in overleg met de betrokken werknemer(s) en het advies van de PAA te vragen.
7. Kan u uw werknemers beletten om met vakantie te gaan in een risicozone?
Als werkgever kan u uw werknemers sterk afraden om zich naar een gebied te begeven dat door het coronavirus is getroffen. Aangezien het hier echter feiten uit het privéleven betreft, kan u het hen niet verbieden.
Er kunnen wel praktische oplossingen worden overwogen. U kan bijvoorbeeld in onderling akkoord maatregelen instellen die bij de terugkeer van de werknemer van toepassing zijn zoals een doktersbezoek alvorens het werk te hervatten, een periode van telewerk uit voorzorg, …
8. Mag een werknemer weigeren om op zakenreis te vertrekken naar een gebied dat door het coronavirus is getroffen?
In principe mag een werknemer niet weigeren zijn werk uit te voeren. Hij zou dan ook een verwittiging kunnen krijgen. Gezien de context is het echter beter om hierover een gesprek te voeren met de werknemer om te trachten zijn angst te verminderen (door bijvoorbeeld te benadrukken dat het land in kwestie geen risicozone is) en zo nodig andere alternatieven te zoeken (conference call, uitstel van de opdracht, …). Een dergelijke ‘werkweigering’ kan in ieder geval geen ontslag om dringende reden rechtvaardigen in de huidige omstandigheden.
In sommige landen (of sommige landsdelen) zijn beperkende maatregelen van toepassing wegens het coronavirus. Men volgt best de reisadviezen van de FOD Buitenlandse zaken.
9. Moet u maskers ter beschikking van uw werknemers stellen?
Momenteel is het dragen van mondmaskers niet verplicht in openbare plaatsen. U bent dan ook niet verplicht dergelijke maskers ter beschikking van uw werknemers te stellen. Als u dit toch doet, dan moet u hen herinneren aan de beperkingen van deze maskers. Ze ontslaan de werknemers namelijk niet van de naleving van alle andere preventiemaatregelen die op ondernemingsvlak werden genomen om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan.
10. Wat in geval van lockdown?
Als de regering zou beslissen dat verplaatsingen binnen het land niet meer zijn toegestaan zodat de burgers verplicht thuis moeten blijven, dan bent u waarschijnlijk niet meer verplicht om loon aan uw werknemers te blijven betalen. Het gaat hier slechts om een hypothese, voor het ogenblik is er ter zake nog niets voorzien.
De BOECK Ilona et ISLAMI Lindiana - Legal consultants
