Tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk: nieuwe circulaire

In het kader van thuiswerk heeft de belastingadministratie afgelopen vrijdag (26 februari 2021) in een circulaire de terugbetaling door de werkgever van kantoorkosten van de werknemer en de terbeschikkingstelling door de werkgever van kantoormeubilair/informaticamateriaal verduidelijkt.

De circulaire treedt in werking vanaf 1 maart 2021.

1. Toepassingsgebied

Deze circulaire is enkel van toepassing op werknemers die van thuis werken. Daarmee wordt bedoeld werk dat wordt verricht in de private lokalen van de werknemer in het kader van normale werkdagen.

Deze circulaire is niet van toepassing op werk verricht buiten de normale werkuren (bijv. ’s avonds of in het weekend). Ze is evenmin van toepassing op bedrijfsleiders of werknemers die onder bijzondere regimes vallen zoals bijvoorbeeld buitenlandse kaderleden, salary split situaties etc. Voor die bijzondere regimes geldt de regel dat de eventuele toekenning van forfaitaire terugbetalingen van kosten gebaseerd moet zijn op ernstige en met elkaar overeenstemmende normen, en geval per geval moet worden bekeken.

2. Forfaitaire kantoorvergoeding

2.1. Algemeen

De forfaitaire kantoorvergoeding dekt alle kantoorkosten. Daarmee viseert de fiscus de volgende kosten:

gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis (inclusief huur en eventuele afschrijvingen van de ruimte
printer- en computermateriaal (hiermee wordt niet de printer en computer zelf bedoeld, maar bijvoorbeeld papier, een USB-stick, muismatje, inkt…)
kantoorbenodigdheden (mappen, cursusblokken, balpen, …)
nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming
onderhoud
verzekering
onroerende voorheffing
koffie, water, versnaperingen.

Het zijn dus alle kosten die courant moeten worden gemaakt om de beroepsactiviteit op een normale manier te kunnen uitoefenen.

2.2. Structureel thuiswerk

Een werkgever kan enkel aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een substantieel deel van hun arbeidstijd aan thuiswerk doen een forfaitaire kantoorvergoeding toekennen.

Dit is het equivalent van één werkdag per week (bijv. één volledige werkdag per week, twee halve werkdagen per week of meerdere dagen van een paar uur die worden gepresteerd tijdens de normale arbeidstijd). De beoordeling hiervan gebeurt op maandbasis.

Wanneer niet is voldaan aan de voorwaarden voor structureel thuiswerk, dan geldt de forfaitaire kantoorvergoeding niet (dus ook geen percentage ervan).

2.3. Bedrag

Het bedrag van de forfaitaire kantoorvergoeding bedraagt maximum 129,48 euro per maand (bedrag geldt vanaf 1 april 2020). Dit bedrag is niet onderworpen aan de fiscale indexeringsregels. Het bedrag van 129,48 EUR mag ook worden uitbetaald tijdens het normale jaarlijkse verlof. Bij deeltijdse prestaties moet het maximumbedrag niet evenredig worden verminderd (de werkgever mag dus de maximale forfaitaire kantoorvergoeding toekennen ongeacht het aantal uren van de arbeidsovereenkomst). Bovendien mag de werkgever het bedrag differentiëren al naargelang de betreffende personeelscategorie, Vanzelfsprekend mag de werkgever niet op een andere manier in deze kantoorkosten tussenkomen (bijv. wanneer de werkgever een deel van de elektriciteitskosten ten laste neemt).

2.4. Tijdelijke verhoging van het bedrag

De regering heeft beslist om het maximumbedrag van 129,48 euro per maand voor de maanden april, mei en juni 2021 te verhogen tot een maximumbedrag van 144,31 euro per maand.

3. Cumul van de forfaitaire kantoorvergoeding met de terugbetaling van de aankoopprijs van kantooormeubilair/informaticamateriaal

3.1 Welke kosten ?

De administratie aanvaardt dat bepaalde kosten bovenop de kantoorvergoeding kunnen worden terugbetaald (als een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever), zonder dat deze terugbetalingen in mindering moeten worden gebracht van de forfaitaire kantoorvergoeding. De werkgever moet dan wel de kost kunnen aantonen op basis van werkelijke bewijsstukken en de terugbetaalde kosten moeten verband houden met investeringen die noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze te kunnen uitvoeren. Dat laatste impliceert dat het moet gaan om kosten die verband houden met kantoormeubilair/informaticamateriaal die de werkgever in normale omstandigheden ter beschikking stelt op de werkvloer. Het gaat meer bepaald om de terugbetaling van volgende elementen:

bureaustoel
bureautafel
bureaukast
functionele bureaulamp
een tweede computerbeeldscherm
printer/scanner
toetsenbord
muis, voetmuis, trackpad of trackball
hoofdtelefoon
specifieke apparatuur die personen met een handicap nodig hebben om vlot te kunnen werken met de pc.

De circulaire geeft aan dat dit een beperkende opsomming is.

In geval van deeltijdse prestaties moet het bedrag van dergelijke terugbetalingen niet evenredig worden verminderd in functie van het aantal uren van de arbeidsovereenkomst.

3.2 Eenmalige of gespreide terugbetalingen

De circulaire geeft aan dat eenmalige terugbetalingen redelijk moeten blijven. Dat betekent dat bijvoorbeeld niet zal worden aanvaard dat jaarlijks de volledige kost voor de aankoop van een bureaustoel mag worden terugbetaald (daar waar de normale gebruiksduur van die bureaustoel 10 jaar bedraagt).

De werkgever is evenwel niet verplicht om de terugbetaling in één maal te verrichten. Met de werknemer kan worden afgesproken om de terugbetaling te spreiden over een aantal jaren, bijvoorbeeld de normale gebruiksduur van de bureaustoel. Er wordt van volgende normale gebruiksduur uitgegaan:

bureaustoel: 10 jaar
bureautafel: 10 jaar
bureaukast: 10 jaar
bureaulamp: 5 jaar
een tweede computerbeeldscherm: 3 jaar
printer/scanner: 3 jaar
andere randapparatuur: 3 jaar.

Wanneer de beroepsactiviteit of het thuiswerk wordt beëindigd vóór het verstrijken van de normale gebruiksduur van de investeringen en de werknemer de reële restwaarde (of een deel ervan) niet moet terugbetalen aan de werkgever, dan moet de reële restwaarde van de investering (of het verschil van de reële restwaarde en de terugbetaling door de werknemer) op dat ogenblik als een voordeel van alle aard worden belast.

3.3 Onredelijke kosten

Zijn niet toegelaten de terugbetalingen van uitgaven die de aard van eigen kosten van de werkgever op onredelijke wijze overstijgen. ng van een eigen kost van de werkgever overstijgt vormt een belastbaar voordeel van alle aard. Dit zal geval per geval worden bekeken.

4. Cumul van de forfaitaire kantoorvergoeding met de terbeschikkingstelling door de werkgever van kantoormeubilair/informaticamateriaal

4.1. Welke kosten ?

Voorts aanvaardt de belastingadministratie dat bepaalde goederen ter beschikking van de werknemer worden gesteld naast de toekenning van een forfaitaire kantoorvergoeding zonder dat deze terbeschikkingstelling aanleiding geeft tot een belastbaar voordeel van alle aard. De terbeschikkingstelling heeft geen invloed op het bedrag van de forfaitaire kostenvergoeding aangezien deze vergoeding andere kosten betreft.

Het gaat om de terbeschikkingstelling van goederen die noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze te kunnen uitvoeren, d.w.z. de verstrekking van de hierboven limitatief opgesomde goederen (3.1.)

4.2. Terbeschikkingstelling kan aanleiding tot een voordeel van alle aard geven

De circulaire voorziet in bepaalde gevallen evenwel in de vaststelling van een belastbaar voordeel van aard:

Wat het persoonlijk gebruik van een kosteloos ter beschikking gestelde pc, tablet, internetaansluiting, mobiele telefoon of vast of mobiel telefoonabonnement betreft, blijven de bepalingen van de circulaires van 13 december 2017 en 24 mei 2018 inzake de vaststelling van het voordeel van alle aard van toepassing.
De terbeschikkingstelling van goederen die de behoeften van thuiswerk op onredelijke wijze overstijgen (bijv. een dure design bureaulamp, …) geeft wel aanleiding tot een belastbaar voordeel van alle aard. Dat kan worden afgemeten door de vergelijking te maken met het kantoormeubilair/informaticamateriaal dat de werkgever in normale omstandigheden ter beschikking stelt op de werkvloer. Al wat dit overstijgt wordt hier beoogd.

Wanneer de werknemer de ter beschikking gestelde goederen mag behouden na de beëindiging van de beroepsactiviteit of het thuiswerk, dan moet de reële restwaarde van de investering op dat ogenblik wel als een voordeel van alle aard worden belast. Dit bedrag mag worden verminderd met de eigen bijdrage van de werknemer in het voordeel.

5. Forfaitaire vergoeding voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en -abonnement

Wanneer het internet (i.e. alle apparatuur die verband houdt met de aansluiting van de pc op het internet ongeacht het gebruikte systeem: ADSL, VDSL, telefoonkabel, enz.) door de werknemer werkelijk wordt gebruikt in het kader van thuiswerk, mag de tussenkomst van de werkgever forfaitair worden vastgesteld tot maximum 20 euro per maand (dit bedrag wordt niet geïndexeerd). In geval van deeltijdse prestaties moet het maximumbedrag niet evenredig worden verminderd.

Vanzelfsprekend mag de werkgever niet op een andere manier in dezelfde kosten tussenkomen (bijv. wanneer de werkgever een deel van de internetabonnement ten laste neemt).

6. Forfaitaire vergoeding voor het professioneel gebruik van een privécomputer, eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner

Wanneer privé-computerinstallaties door de werknemer daadwerkelijk voor het thuiswerk worden gebruikt, kan de tussenkomst van de werkgever op forfaitaire basis worden vastgesteld. Dit omvat alle soorten computerinstallaties, d.w.z. desktop-, laptop- en tabletcomputers, alsmede de randapparatuur en software die nodig zijn voor het thuiswerk.

Het bedrag van de forfaitaire vergoeding voor het gebruik van het privé-computersinstallaties bedraagt maximum 20 euro per maand (dit bedrag wordt niet geïndexeerd). In geval van deeltijdse prestaties moet het maximumbedrag niet evenredig worden verminderd.

Indien echter enkel een eigen tweede beeldscherm, printer en/of scanner voor de beroepsactiviteit wordt gebruikt (de computer wordt ter beschikking gesteld door de werkgever) geldt de volgende dubbele beperking :

de forfaitaire vergoeding wordt verlaagd tot 5 euro per maand per informaticamateriaal (een eigen tweede beeldscherm, printer of scanner) en tot een absoluut maximum van 10 euro per maand (meerdere informaticamaterialen). Deze bedragen worden niet geïndexeerd; en
de forfaitaire vergoeding kan slechts worden toegekend voor een periode van maximaal 3 jaar.
De administratie aanvaardt de toekenning van dit forfait op voorwaarde dat de werkgever niet op een andere manier in deze kosten tussenkomt (bijv. door een deel van de aankoopprijs van de computer ten laste te nemen of zelf in een tweede beeldscherm te voorzien).

7. Wijziging in de aangifte vanaf inkomstenjaar 2022

In principe zijn alle vergoedingen uit hoofde of naar aanleiding van het uitoefenen van de beroepswerkzaamheid belastbaar als bezoldigingen van werknemer.

Wanneer een werkgever een vergoeding toekent aan een werknemer, kan die vergoeding slechts worden aangemerkt als een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever (artikel 31, tweede lid, 1°, in fine, WIB 92.), op voorwaarde dat de werkgever het dubbele bewijs levert dat de vergoeding:

bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn; en
ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed.

De werkgever kan die vergoedingen forfaitair vaststellen, zonder dat ze de aard van werkelijke kosten verliezen, wanneer hun bedrag is bepaald volgens ernstige normen die het resultaat zijn van herhaalde waarnemingen en steekproeven.

De forfaitaire vergoedingen die een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever zijn, moeten worden verantwoord door individuele fiches. Op de fiche nr. 281.10 (inkomsten 2020) moet naast rubriek b) van vak 27 'diverse inlichtingen', 'JA – ernstige normen' worden vermeld.

Gelet op het belang van de niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever in het kader van thuiswerk, zal vanaf inkomstenjaar 2022, naast de reeds gevraagde vermeldingen steeds het totale bedrag van de vergoedingen moeten worden vermeld in het vak 'diverse inlichtingen' van de fiche nr. 281.10.

Dat principe zal in algemene zin vanaf het inkomstenjaar 2022 worden toegepast voor alle terugbetalingen van eigen kosten van de werkgever en worden uitgebreid voor de fiche 281.20.

De verkrijgers van de terugbetaling van eigen kosten van de werkgever zijn verplicht, in geval zij hun werkelijke beroepskosten bewijzen in hun aangifte in de inkomstenbelasting, deze forfaitaire vergoeding in mindering te brengen van hun bewezen beroepskosten en dit in de mate dat deze vergoedingen op hun bewezen beroepskosten betrekking hebben.

De op basis van een forfaitair bedrag toegekende eigen kosten van de werkgever mogen niet meer op basis van werkelijke bewijsstukken ten laste worden genomen door de werkgever.