In de dagelijkse praktijk wordt e-mail vaak gebruikt als een efficiënt, pragmatisch en goedkoop communicatiemiddel. Tot op heden werd e-mail echter niet wettelijk erkend als een geldig middel om een kennisgeving te verrichten, hoewel e-mail in de rechtspraak vaak wel als zodanig werd erkend. Met de hervorming van Boek I van het Burgerlijk Wetboek erkent de Belgische wetgever nu e-mail als een rechtsgeldig middel om een kennisgeving te verrichten en biedt de wetgever tegelijkertijd rechtszekerheid aan geadresseerden (Art. 1.5 Burgerlijk Wetboek).
Het gebruik van e-mail voor een kennisgeving is aan specifieke voorwaarden onderworpen. Artikel 1.5 Burgerlijk Wetboek bepaalt als volgt:
Kennisgeving
"De kennisgeving is de mededeling van een beslissing of een feit verricht door een persoon aan een of meer bepaalde personen.
De kennisgeving bereikt de bestemmeling wanneer deze ervan kennisneemt of er redelijkerwijze kennis van had kunnen nemen.
De kennisgeving langs elektronische weg verricht, bereikt de bestemmeling hetzij wanneer deze ervan kennis neemt, hetzij wanneer deze er redelijkerwijze kennis van had kunnen nemen voor zover dat, in die laatste hypothese, die bestemmeling voorafgaandelijk het gebruik heeft aanvaard van het elektronisch adres of van een ander elektronisch communicatiemiddel dat de persoon die de kennisgeving verricht, heeft aangewend."
Bijgevolg wordt een kennisgeving via e-mail pas geacht de geadresseerde te hebben bereikt (i) wanneer de geadresseerde daadwerkelijk kennis heeft genomen van de kennisgeving of (ii) wanneer de geadresseerde redelijkerwijs kennis had kunnen nemen van de kennisgeving, op voorwaarde dat de geadresseerde ermee heeft ingestemd dat zijn e-mailadres gebruikt voor die kennisgeving voor dat doel werd gebruikt. Indien de verzender dus niet kan bewijzen dat de geadresseerde het gebruik van zijn e-mailadres vóór de verzending van de kennisgeving heeft aanvaard, moet de verzender bewijzen dat de geadresseerde daadwerkelijk kennis heeft genomen van de kennisgeving.
De wetgever heeft ervoor gekozen dit toe te voegen aan Boek I van het Burgerlijk Wetboek om de rechtsonzekerheid voor een geadresseerde aan te pakken wanneer zijn e-mailadres wordt gebruikt voor het verrichten van een kennisgeving. Het is namelijk mogelijk dat de geadresseerde zijn e-mailadres niet meer gebruikt of dat de e-mail wordt gestopt door een antispamfilter. Daardoor kan de geadresseerde de kennisgeving mislopen. Volgens de wetgever is het dus de taak van de verzender om ervoor te zorgen dat zijn kennisgeving de geadresseerde daadwerkelijk bereikt. Indien de verzender er zeker van wil zijn dat de kennisgeving de geadresseerde bereikt, kan hij altijd aanvullende maatregelen nemen door een aangetekende brief te verzenden. Het risico met betrekking tot het bereiken van de geadresseerde ligt dus bij de verzender.
Na de inwerkingtreding wordt aanbevolen e-mail alleen te gebruiken voor kennisgevingen wanneer de geadresseerde duidelijk heeft ingestemd met het gebruik van zijn e-mailadres voor dit doel. Deze aanvaarding door de geadresseerde moet betrekking hebben op een specifiek e-mailadres of een ander elektronisch communicatiemiddel (bv. SMS of webbankingplatform). Een algemene verklaring van de geadresseerde dat hij "het gebruik van e-mail voor de kennisgeving aanvaardt" zonder te specificeren welk e-mailadres moet worden gebruikt, is waarschijnlijk niet voldoende.
Indien de geadresseerde zijn e-mailadres niet duidelijk als een middel tot kennisgeving heeft aanvaard, is het verstandig ook een aangetekende brief aan de geadresseerde te zenden of de geadresseerde te vragen de ontvangst van de kennisgeving door middel van een ontvangstbevestiging te bevestigen.
Ten slotte stelt artikel 1.5 van het Burgerlijk Wetboek e-mail niet gelijk met een aangetekende brief. Wanneer een overeenkomst uitdrukkelijk het gebruik van een aangetekende brief voorschrijft (bijvoorbeeld voor de kennisgeving van de opzegging), mogen de partijen alleen een aangetekende brief (of een aangetekende e-mail) gebruiken.
Boek I van het Burgerlijk Wetboek zal op 1 januari 2023 in werking treden.
