Evaluation forfaitaire de certains frais professionnels par l’ONSS

Dans notre newsflash du 11 janvier 2010, nous vous annoncions le renversement de la charge de la preuve des frais professionnels remboursés de manière forfaitaire en matière de sécurité sociale.

Alors que l’ONSS acceptait le remboursement forfaitaire des frais professionnels peu élevés et/ou difficiles à prouver, il n’y avait pas de directives claires pour certains frais professionnels divers assez fréquents comme les frais de bureau, les frais de voiture (car wash, garage et parking), etc.

Un changement est intervenu récemment à ce propos suite à la publication par l’ONSS de ses nouvelles instructions aux employeurs pour le troisième trimestre 2010.

Les nouvelles instructions comprennent un tableau qui reprend une description de différents postes pour lesquels l’ONSS accepte un remboursement forfaitaire, ainsi que les montants et les conditions auxquelles le forfait peut être appliqué. Ainsi, un employeur peut octroyer une indemnité forfaitaire pour les frais de garage d’un véhicule de société – qui est utilisé principalement à des fins professionnelles -, à la condition toutefois que l’employeur impose cette obligation à tous les travailleurs se trouvant dans la même situation afin d’assurer la sécurité du véhicule et de son contenu.

Les montants repris dans le tableau sont des montants maximum. Toutefois, si l’employeur estime que les frais supportés par les travailleurs sont plus élevés que les montants forfaitaires, il peut bien entendu choisir de prouver ces frais plus élevés. Ces nouvelles directives en matière de remboursement forfaitaire de frais contribuent à une sécurité juridique accrue, ce dont on ne peut que se réjouir. Même si les instructions de l’ONSS ne sont pas en elles-mêmes contraignantes, les employeurs seront quand même bien avisés de comparer la politique qu’ils appliquent en matière de remboursement des frais à ces nouvelles instructions et, le cas échéant d’adapter leur politique en conséquence.