De werkgever die gebruik wenst te maken van geolokalisatiesystemen om zijn werknemers te lokaliseren, moet een aantal voorwaarden in acht nemen. We geven hierna de stand van zaken.
Principe
Talrijke technologische tools (gps, smartphones,…) bieden de mogelijkheid de plaats van de werknemers in real time te bepalen.
In het kader van de arbeidsorganisatie is het belang van de werkgevers zeer duidelijk en dit vooral voor werknemers van wie de functie verplaatsingen inhoudt (bv. handelsvertegenwoordigers, taxichauffeurs, ...).
Voor zover toezicht op de verplaatsingen van de werknemer buiten de werkuren mogelijk is gemaakt, kan dit echter een schending van de persoonlijke en familiale levenssfeer van de werknemers met zich meebrengen.
Het is bijgevolg belangrijk de invoering van geolokalisatiesystemen duidelijk te omkaderen om een evenwicht te vinden tussen de fundamentele rechten van de werknemers en de uitoefening van het gezag van de werkgever.
Wettelijke basis?
Geen enkele wet of collectieve arbeidsovereenkomst handelt rechtstreeks over het gebruik van geolokalisatiesystemen voor werknemers.
De gegevens betreffende de lokalisatie van werknemers zijn echter persoonsgegevens die onder het toepassingsgebied van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVR of GDPR) vallen.
Voorwaarden
Finaliteit, proportionaliteit en transparantie
De verwerking van deze gegevens door de werkgever moet voldoen aan de algemene voorwaarden inzake finaliteit, proportionaliteit en transparantie.
In eerste instantie moet de werkgever het doel van de geolokalisatie uitdrukkelijk bepalen en er zich aan houden. De gegevensbeschermingsautoriteit somt bij wijze van voorbeeld de volgende doelstellingen op: veiligheid op het werk, bescherming van dienstvoertuigen, inspelen op welomschreven professionele behoeften aangaande transport en logistiek of toezicht uitoefenen op het personeel.
Vervolgens mag de werkgever de geolokalisatie niet gebruiken op een wijze die onverenigbaar is met de uitdrukkelijk omschreven doelstelling. Met andere woorden: de geolokalisatie moet toereikend, ter zake dienend en niet overmatig ten opzichte van de nagestreefde doelstelling zijn.
Ten slotte houdt de voorwaarde van transparantie in dat de werkgever de betrokken werknemers vóór de verwerking van de gegevens uitvoerig informeert (wie, wat, duur, ...).
De werkgever wordt aangeraden een algemeen kader vast te leggen in zijn arbeidsreglement.
Klanten van Group S kunnen een model van bijlage inzake geolokalisatie bekomen bij hun payroll advisor.
Raadpleging van de overlegorganen?
Bij gebrek aan bijzondere bepaling ter zake moet men zich richten naar cao nr. 39 betreffende de invoering van nieuwe technologieën.
Zo zijn informatie en raadpleging in de ondernemingsraad vereist vanaf het ogenblik dat het geolokalisatiesysteem minstens 10 werknemers betreft.
Hoe de toestemming van de werknemers vorm geven?
De toestemming van de werknemer is essentieel voor de toelaatbaarheid van de verwerking van de geolokalisatiegegevens.
Het in het arbeidsreglement vastgelegde kader is namelijk niet noodzakelijk voldoende om ervan uit te gaan dat de werknemer zijn toestemming heeft gegeven.
De werkgever moet er dan ook voor zorgen dat hij het individueel akkoord van de betrokken werknemers bekomt. Dit kan gebeuren via ondertekening van de arbeidsovereenkomst met een bijzondere clausule ter zake of van een bijlage bij de arbeidsovereenkomst. Op die manier geven de werknemers hun uitdrukkelijk akkoord voor de verwerking van hun persoonsgegevens.
Klanten van Group S kunnen een model van individueel akkoord bekomen bij hun payroll advisor.
Hoe zit het met dringende reden?
Gegevens die in overtreding van de verordening gegevensbescherming werden bekomen, mogen in geval van geschil niet worden gebruikt.
Een werkneemster met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde duur wordt om dringende reden ontslagen. De werkneemster start een procedure bij de arbeidsrechtbank om haar ontslag te betwisten.
De dringende reden berustte voor een deel op bewijzen die werden verzameld via het geolokalisatiesysteem in de wagen die ter beschikking van de werkneemster werd gesteld. Aangezien de principes van finaliteit, proportionaliteit en transparantie niet werden in acht genomen bij de invoering van het lokalisatiesysteem heeft de rechtbank de bewijzen in kwestie verworpen. Omdat de andere bewijzen onvoldoende werden geoordeeld om de dringende reden te rechtvaardigen, heeft de werkgever een opzeggingsvergoeding moeten betalen aan de werkneemster. Een verwittigd werkgever zal er dan ook voor zorgen de vereiste voorwaarden na te leven om alle onzekerheid te vermijden...
Bronnen
Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming), PBEU, 4 mei 2016.
Advies nr.12/2005 van 7 september 2005 van de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Arb. rechtb. Waals-Brabant, 9 april 2019, R.G., nr. 14/1.137/A.
ISLAMI Lindiana - Legal consultant
