Van zodra een werknemer minstens 5 werkdagen per maand thuis werkt, mag een werkgever volgens de fiscus een bureauvergoeding van 129,48 EUR toekennen. Dit bedrag moet niet evenredig verminderd worden in geval van deeltijdse prestaties, op voorwaarde dat de deeltijdse werknemer ook minstens 5 werkdagen op een maand van thuis uit werkt.
Context
In principe aanvaardt de fiscus dat werkgevers een forfaitaire onbelaste bureauvergoeding toekennen aan werknemers die “regelmatig en structureel” thuiswerken ten belope van maximaal 129,48 EUR per maand (bedrag van toepassing sinds 1 april 2020).
In het kader van de Covid-19 pandemie aanvaardt de fiscale administratie, net zoals de RSZ, een dergelijke forfaitaire onkostenvergoeding ook voor werknemers die tijdelijk (en dus niet noodzakelijk structureel) van thuis uit werken in het kader van de strijd tegen de verspreiding van Covid-19. In tegenstelling tot de RSZ, vereiste de fiscus tot voor kort wel dat werkgevers hiervoor een fiscal ruling aanvroegen via een online standaardformulier (de “fast track procedure”).
De fiscus schaft deze fast track procedure nu af en verduidelijkt eveneens hoe het begrip “regelmatig en structureel thuiswerk” in dit kader geïnterpreteerd moet worden. Wie aan deze voorwaarden voldoet, kan de vergoeding toekennen, ook zonder een fiscale ruling.
Circulaire 2020/C/100 en de communicatie van 19 augustus 2020
In voornoemde circulaire bevestigt de fiscus dat het maximumbedrag van 129,48 EUR voor de bureauvergoeding toegekend kan worden aan werknemers die minstens 5 werkdagen per maand van thuis uit werken.
Het is niet verplicht om dit bedrag te proratiseren in geval van deeltijdse arbeidsprestaties. Wanneer een deeltijdse werknemer effectief 5 werkdagen per maand van thuis werkt, dan mag de werkgever het maximale bedrag toekennen.
Voorts benadrukt de fiscus dat er geen onderscheid gemaakt mag worden tussen verschillende functiecategorieën. Met andere woorden, wanneer twee werknemers even vaak van thuis uit werken, dan moeten zij hetzelfde bedrag ontvangen.
Tot slot bevestigt de fiscus in een communicatie op haar website, dat de “fast track procedure” inzake nieuwe covid-19 aanvragen wordt stopgezet:
- Een werkgever mag bureauvergoedingen toekennen als alle toepassingsvoorwaarden vervuld zijn. Een fiscale ruling moet hiervoor niet meer worden aangevraagd.
- Werkgevers die reeds een fiscale ruling “covid-19” hebben bekomen, mogen eveneens de principes zoals uiteengezet in de circulaire 2020/C/100 toepassen.
Te onthouden ?
Van zodra een werknemer minstens 5 werkdagen per maand van thuis uit werkt (ongeacht of hij voltijds of deeltijds wordt tewerkgesteld), aanvaardt de fiscus dat de werkgever een belastingvrije bureauvergoeding van maximaal 129,48 EUR per maand betaalt. Dit is evenwel geen verplichting.
Bronnen:
Circulaire 2020/C/100 over kosten eigen aan de werkgever voor thuiswerk van 14 juli 2020, www.fisconet.be
Communicatie van de FOD Financiën van 19 augustus 2020 betreffende aanvragen Covid-19, https://www.ruling.be/nl/nieuws/aanvragen-covid-19
