Dit zou een titel kunnen zijn van een persbericht dezer dagen. De Belgische werkgevers moeten namelijk hun preventiebeleid aanpassen aan de sinds 1 september 2014 verruimde regelgeving over de "psychosociale risico's", vroeger kortweg de "Pestwet" genoemd. Marlex bekeek deze nieuwe bepalingen voor u en haalt er de belangrijkste wijzigingen uit die van praktisch belang zijn voor uw bedrijf. Lees hieronder meer.
Meer dan enkel pesten, geweld en ongewenst seksueel gedrag
Tot 31 augustus 2014 had u reeds een onderdeel van uw preventiebeleid dat gericht was op het voorkomen van pesten, geweld en ongewenst seksueel gedrag op het werk (verzamelnaam : "grensoverschrijdend gedrag"), en beschikte u over interne procedures waarop uw personeel een beroep kon doen als zulke gedragingen zich toch voordeden.
Het toepassingsgebied van dat beleid en die procedures, wordt nu uitgebreid tot alle vormen van "psychosociale risico's" (men kort dit af als "PSR") die door het werk in de ruime zin (de taken, de omstandigheden, de voorwaarden, de organisatie, de collega's, ...) worden veroorzaakt. Er zal dus niet meer altijd een dader zijn, soms ligt de oorzaak elders zoals bij stress of burn-out. Voor zover u als werkgever daarop een impact hebt (bv. familiale moeilijkheden bij de werknemer vallen daar volgens ons niet onder) en er sprake is van een objectief risico, moet u hierrond een preventiebeleid ontwikkelen en procedures voorzien indien er zich zulke situatie zou voordoen.
Uw preventieadviseur-psychosociale aspecten
De preventieadviseur was al sinds de invoering van de Pestwet (2002) de sleutelfiguur in de interne procedures voor werknemers die geconfronteerd werden met grensoverschrijdend gedrag. Later (2007), werd zijn takenpakket uitgebreid met de preventie van psychosociale belasting op het werk. De nieuwste wijzigingen veranderen de titel en sleutelen verder aan het takenpakket.
Uw "preventieadviseur psychosociale aspecten", in het vakjargon afgekort tot het ietwat grappige "PAPA", zal zowel informele als formele interventieverzoeken (men wil het niet meer hebben over "klachten") van uw medewerkers in ontvangst nemen en behandelen. Hij of zij speelt hierbij een nog actievere rol bij de behandeling van deze dossiers, het arsenaal aan mogelijkheden wordt uitgebreid en de communicatie met de andere actoren (de vertrouwenspersoon, de werkgever, het slachtoffer, de eventuele dader, de arbeidsgeneesheer) wordt verduidelijkt.
Een belangrijke vernieuwing is dat de preventieadviseur psychosociale aspecten de formele interventieverzoeken (de vroegere "met reden omklede klachten") kan weigeren (zie hieronder, ontslagbescherming).
Als u beroep doet op een preventieadviseur psychosociale aspecten van een externe preventiedienst (waartoe u verplicht bent als uw onderneming minder dan 50 werknemers telt), zal deze nauw samenwerken met uw interne preventieadviseur en hem betrekken bij zijn onderzoek.
TIP : Heeft u een groter bedrijf (vanaf 50 werknemers) en hebt u een interne preventieadviseur psychosociale aspecten in dienst die deel uitmaakt van uw leidinggevend personeel, weet dan dat u deze beter nog wat in dienst houdt : na 1 september 2014 geldt er immers een onverenigbaarheid met een leidinggevende functie, voor nieuw aangeduide preventieadviseurs psychosociale aspecten.
Opgelet, u bent wettelijk verplicht dergelijke preventieadviseur psychosociale aspecten aan te duiden. Tijd dus om dit even na te kijken in het kader van de nieuwe wetgeving.
Uw vertrouwenspersoon
Daarentegen blijft u zoals vroeger de keuze houden om al dan niet een vertrouwenspersoon aan te duiden. Nieuw is wel dat het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk u hiertoe kan verplichten.
De vertrouwenspersoon krijgt een duidelijkere rol bij de aanpak van psychosociale risico's in de zogenaamde "informele procedure" : hij (of zij) kan op informele wijze zoeken naar een oplossing door middel van gesprekken, een interventie bij een derde of verzoening. Daartegenover staat dat de vertrouwenspersoon vanaf 1 september 2014 de bevoegdheid verliest om formele interventieverzoeken (de vroegere "met redenen omklede klacht") in ontvangst nemen : dit is voortaan voorbehouden voor de preventieadviseur psychosociale aspecten.
Om aan zijn nieuwe rol te beantwoorden, wordt de opleiding van de vertrouwenspersoon gevoelig uitgebreid.
TIP : had u al een vertrouwenspersoon aangesteld? Prima, een vertrouwenspersoon aanstellen vergroot de kans dat uw werknemer zijn of haar probleem kan oplossen zonder een formele interventie te verzoeken, en zo vermijdt u een eventuele ontslagbescherming (zie hieronder, ontslagbescherming). Als u nog geen vertrouwenspersoon hebt aangesteld en u wenst dit nu wel te doen, weet dan dat er heel wat onverenigbaarheden zijn ingevoerd vanaf 1 september 2014: geen lid zijn van het leidinggevend personeel, evenmin van enig overlegorgaan (ondernemingsraad, preventiecomité, syndicale afvaardiging), geen kandidaat zijn geweest voor de sociale verkiezingen van de raad of het comité. Ook hier geldt wel dat bestaande vertrouwenspersonen op post kunnen blijven.
Wat moet u nu concreet doen?
Concreet moet u vooral uw preventiebeleid aanpassen aan de nieuwe wetgeving, en uw arbeidsreglement actualiseren.
Dit betekent dat u eerst, samen met uw preventieadviseur psychosociale aspecten en met medewerking van uw personeel, een risicoanalyse op psychosociaal vlak moet uitvoeren : welke zijn de zwakke punten in uw bedrijf waardoor uw medewerkers gestresseerd of gedemotiveerd (burn-out) geraken? Welke situaties geven daartoe aanleiding? Ligt het aan de taken, de omstandigheden, de werkuren, de indeling van de werkplek? Zo komt u tot een geobjectiveerd beeld van de psychosociale risico's in uw onderneming.
Vervolgens zal u op basis van die analyse, minstens de volgende preventiemaatregelen moeten bepalen in uw globaal preventieplan / jaarlijks actieplan:
• welke materiële en organisatorische maatregelen u zal treffen in uw organisatie om die risico's te vermijden of om de schade te beperken als die risico's er zijn;
• welke specifieke maatregelen kan u nemen voor de werknemers die in contact komen met derden (klanten, leveranciers, patiënten, ...); hiervoor houdt u rekening met de verklaringen van uw werknemers die zijn opgenomen in een speciaal "register van feiten van derden" dat door de vertrouwenspersoon of de preventieadviseur wordt bijgehouden;
• welke verplichtingen de hiërarchische lijn heeft in het kader van het voorkomen van psychosociale risico's (wat mogen zij wel/niet doen? Hoe moeten zij reageren?);
• welke informatie en opleiding u voorziet voor de werknemers en voor de leden van het preventiecomité, in verband met psychosociale risico's;
• en tot slot, zeer belangrijk, welke procedures zijn van toepassing in uw bedrijf, wanneer een medewerker een psychosociaal risico ondervindt en dit wil signaleren. Het zijn vooral deze interne procedures die ten opzichte van de vroegere "Pestwet", ingrijpend zijn gewijzigd en die moeten worden aangepast.
Nadien moet de risicoanalyse en het preventiebeleid, jaarlijks geëvalueerdworden. Het is daarnaast ook mogelijk dat u tot onmiddellijke actie moet overgaan bij gevaar uit een specifieke arbeidssituatie, waartegen u specifieke preventiemaatregelen moet nemen.
Een nuttige gids van de FOD WASO over de concrete aanpak in de praktijk, kan u hier downloaden.
Arbeidsreglement aanpassen
Het zijn de hiervoor beschreven interne procedures* waarop uw medewerkers beroep moeten kunnen doen als zij een probleem ondervinden, die u verplicht moet opnemen in uw arbeidsreglement.
Ongetwijfeld had u al interne procedures opgenomen in uw arbeidsreglement om in orde te zijn met de vroegere "Pestwet". Deze zal u nu moeten aanpassen tegen uiterlijk 1 maart 2015.
Gelukkig heeft de wetgever voorzien in een eenvoudige aanpassing van uw arbeidsreglement : u moet geen ontwerp aanplakken of een opmerkingenregister voorzien. Het volstaat dat u de gewijzigde tekst bezorgt aan al uw werknemers. U doet er goed aan iedereen te laten aftekenen voor ontvangst. Binnen de acht dagen verstuurt u een kopie aan de inspectiedienst Toezicht Sociale Wetten bevoegd voor uw regio.
TIP : Sommige sociale secretariaten of externe preventiediensten stellen hiervoor een modelbijlage bij het arbeidsreglement ter beschikking van hun leden. Vergeet niet deze te concretiseren op maat van uw onderneming.
Opgelet! Als u een vertrouwenspersoon aanduidt, moeten zijn of haar coördinaten vermeld worden in het arbeidsreglement. Vergeet ook niet de coördinaten van uw preventieadviseur psychosociale aspecten, te controleren en eventueel aan te passen. Dit zijn verplichte vermeldingen in het arbeidsreglement.
Ontslagbescherming
Uw werknemers die voor 1 september 2014 een formele klacht neerlegden wegens grensoverschrijdend gedrag (pesten, geweld, ongewenst seksueel gedrag op het werk), waren beschermd tegen ontslag. Dit blijft zo, maar wordt niet uitgebreid. Inderdaad, de wetgever heeft ervoor gekozen om deze ontslagbescherming niet te laten "meegroeien" met de uitbreiding van het toepassingsgebied tot alle vormen van psychosociale risico's.
Bovendien is het gevaar van misbruik van de formele interne procedure om enkel de ontslagbescherming te genieten, ingeperkt : uw preventieadviseur psychosociale aspecten heeft namelijk de mogelijkheid om de ontvangst van het formele interventieverzoek te weigeren. In dat geval treedt er geen ontslagbescherming in werking. Omdat men in de praktijk al vaak misbruiken vaststelde, vinden wij dit zeker een goede zaak. Het is afwachten of en hoe vaak de preventieadviseur dit in de praktijk zal (durven) toepassen, het lijkt ons namelijk niet zo evident om al op basis van de gegevens bij de ontvangst van het verzoek, de "ernst" van het probleem te beoordelen...
Opgelet : hou er rekening mee dat u vanaf 1 september 2014 niet enkel niet tot ontslag mag overgaan en geen onrechtvaardige eenzijdige wijzigingen mag doorvoeren aan de arbeidsvoorwaarden van de beschermde, maar ook geen nadelige maatregelen mag treffen die verband houden met het formele interventieverzoek (of met de ingestelde rechtsvordering of het afleggen van de getuigenverklaring).
De sanctie bij schending van het ontslagverbod is dezelfde gebleven : een forfaitaire vergoeding van zes maanden bruto loon (of de werkelijke schade, naar keuze van de werknemer).
Forfaitaire schadevergoeding
Tot slot nog dit. De werknemer die het slachtoffer is van een psychosociaal risico en daardoor schade heeft geleden, kan hiervoor een schadevergoeding vorderen. Niet enkel de dader, maar ook u als werkgever kan hiervoor aangesproken worden, bijvoorbeeld als u uw verplichtingen in het kader van het preventiebeleid niet ter harte heeft genomen of geen maatregelen hebt getroffen om aan het gesignaleerde probleem te verhelpen.
Nieuw is dat de werknemer deze schadevergoeding niet meer per se zelf moet begroten aan de hand van de bewezen reële schade. Het slachtoffer kan vanaf nu ook kiezen voor een forfaitaire schadevergoeding. Deze bedraagt drie maanden bruto loon, maar kan verdubbelen naar zes maanden bruto loon in bepaalde omstandigheden.
