Les mois d'été, au cours desquels vos travailleurs prennent congé, sont pour vous l'occasion idéale de faire appel à des étudiants. Le travail peut être effectué à moindre coût via un contrat d'étudiant, pour autant que les règles relatives aux jobs étudiants soient respectées. Voici un rappel des principales dispositions.
1. Qui peut occuper un job étudiant?
L'étudiant doit avoir au moins 16 ans (15 ans s'il a suivi les deux premières années de l'enseignement secondaire) et suivre un enseignement de plein exercice.
Un étudiant qui termine ses études en juin et obtient son diplôme peut encore travailler sous contrat d'étudiant jusqu'au 30 septembre de l'année en cours.
Sont exclus :
- Les étudiants qui travaillent plus de 12 mois consécutifs;
- Les étudiants inscrits uniquement dans une école du soir ou qui suivent un enseignement à horaire réduit;
- Les étudiants qui accomplissent, à titre de stage non rémunéré, des travaux faisant partie de leur programme d'études.
Si l'étudiant suit un enseignement à temps partiel, il peut uniquement conclure un contrat d'étudiant si :
- il n'est pas occupé dans le cadre d'un contrat de travail ou de stage à temps partiel et qu'il n'effectue pas un apprentissage dans les liens d'un contrat d'apprentissage de professions salariées ou de « Classes moyennes »;
- qu'il ne bénéficie pas d'allocations de chômage ; et,
- qu'il travaille en qualité de travailleur étudiant uniquement pendant les périodes de vacances scolaires.
2. Quelle rémunération devez-vous payer?
Un étudiant a droit à une rémunération égale à celle des autres travailleurs occupant une fonction de la même catégorie. Vous devez donc payer la rémunération fixée par le secteur (ou au niveau de l'entreprise si des règles plus favorables ont été adoptées), à moins que le secteur lui-même prévoie une exception pour les étudiants.
Le revenu minimum mensuel moyen fixé par le Conseil national du travail s'applique également aux étudiants liés par un contrat d'étudiant d'un mois minimum.
3. Quand pouvez-vous bénéficier de la cotisation de solidarité?
Ce qui est intéressant pour vous, c'est que, sous certaines conditions, seule une cotisation de solidarité est due et que l'étudiant est dispensé des cotisations ordinaires de sécurité sociale.
La cotisation de solidarité s'élève à 8,13 %. L'employeur doit payer 5,42 % de la rémunération de l'étudiant (partie de la cotisation de solidarité à charge de l'employeur) et retenir 2,71 % sur cette rémunération (partie de la cotisation de solidarité à charge de l'étudiant).
Les conditions pour être dispensé de cotisations de sécurité sociale sont les suivantes:
- l'étudiant est occupé dans le cadre d'un contrat de travail d'étudiant écrit contenant les mentions obligatoires; et,
- cette occupation ne dépasse pas 50 jours de travail par année civile; et,
- l'occupation doit avoir lieu pendant les périodes d'absence autorisée à l'établissement d'enseignement.
a) Que sont les jours de travail?
Il faut entendre par jours de travail :
- les jours de travail effectif normal;
- les jours au cours desquels aucun travail n'est presté, mais pour lesquels l'étudiant conserve son droit à une rémunération sur laquelle les cotisations de sécurité sociale sont prélevées (jours fériés, jours de petit chômage, jours de salaire garanti pour maladie, etc.);
- les jours de repos compensatoire (autres que le repos compensatoire du secteur de la construction);
- les jours de vacances légales des ouvriers.
Les jours qui tombent après la fin du contrat de travail ne sont pas comptabilisés dans les 50 jours de travail (jours fériés qui tombent dans une période de 14 ou 30 jours après la fin du contrat de travail, etc.).
Un jour presté compte comme un jour de travail, indépendamment du nombre d'heures prestées par l'étudiant.
b) Comment pouvez-vous consulter le solde de jours de travail?
L'étudiant peut imprimer une attestation reprenant le nombre de jours restants pendant lesquels il peut encore être occupé comme étudiant sans dépasser le contingent de 50 jours. Il peut aussi vous transmettre un code d'accès vous permettant d'accéder au site portail de la sécurité sociale (www.securitesociale.be) pour consulter le nombre de jours restants.
Il vous est vivement recommandé de demander systématiquement à l'étudiant son attestation ou son code afin de connaître avec certitude le nombre exact de jours restants.
c) Que se passe-t-il en cas de dépassement ?
Ni vous ni l'étudiant n'avez intérêt à ce qu'il dépasse les 50 jours de travail. En effet, à partir du 51e jour, les cotisations ordinaires de sécurité sociale sont dues.
En cas de dépassement de ces 50 jours auprès d'un même employeur, les cotisations ordinaires de sécurité sociale sont (entièrement) dues avec effet rétroactif au premier jour de l'occupation.
Vous pouvez échapper à cette sanction en faisant une DmfA correcte: si vous déclarez les 50 premiers jours sous le régime des cotisations de solidarité et que vous déclarez spontanément les jours suivants sous le régime des cotisations ordinaires de sécurité sociale, vous ne serez pas sanctionné et vous garderez l'avantage des cotisations de solidarité pour les 50 premiers jours.
En cas de dépassement des 50 jours auprès de plusieurs employeurs, les cotisations ordinaires de sécurité sociale seront dues par le (les) employeur(s) au service (des)duquel(s) le dépassement a eu lieu, et ce, pour tous les jours de travail prestés au-delà du 50e jour.
Si les cotisations à charge de l'étudiant n'ont pas été retenues à temps sur son salaire brut, l'employeur devra lui-même les payer en plus des cotisations patronales.
4. Dispense de précompte professionnel
Vous n'êtes pas obligé de retenir du précompte professionnel sur la rémunération que vous payez à l'étudiant lorsque les cotisations de sécurité sociale ne sont pas dues sur cette rémunération (à l'exception des cotisations de solidarité).
Vous devez établir une fiche fiscale et en remettre une copie à l'étudiant.
L'étudiant a droit à une exonération d'impôts de 7.380 euros (correspondant à un montant brut de 9.458,95 euros) si ses revenus imposables sont inférieurs à 26.360 euros.
Il reste considéré comme personne à charge de son (ses) parent(s) s'il répond simultanément aux 3 conditions suivantes :
- il fait partie du ménage de son (ses) parent(s). L'étudiant qui vit en semaine dans une chambre d'étudiant fait en principe partie du ménage de ses parents. Cette condition doit être remplie au 1er janvier de l'année suivant l'année de revenus (1er janvier 2016 pour l'année de revenus 2015);
- les rémunérations qu'il acquiert du fait de son occupation professionnelle ne constituent pas des frais professionnels dans le chef de son (ses) parent(s) (l'occupation professionnelle peut avoir lieu chez ses parents, mais ceux-ci ne peuvent pas déduire la rémunération allouée comme charge professionnelle);
- les revenus annuels (ressources nettes) de l'étudiant ne peuvent excéder les plafonds maximums suivants:
Par revenus, on entend entre autres les pensions alimentaires dépassant un certain montant et les revenus provenant de biens mobiliers et immobiliers. Par contre, la première tranche de 2.600 euros des rémunérations perçues d'un contrat d'étudiant ne doit pas être considérée comme un moyen d'existence.
5. Comment mettre fin à un contrat d'étudiant ?
Les trois premiers jours de travail sont considérés comme une période d'essai. Jusqu'à l'expiration de ce délai, chacune des parties peut résilier le contrat, sans préavis ni indemnité.
Le contrat d'étudiant prend automatiquement fin à l'expiration du terme prévu dans le contrat.
Chacune des parties a également le droit de mettre fin au contrat avant l'échéance de ce terme dans le respect des délais suivants:
Durée de l'engagement Délai de préavis à respecter par l'employeur Délai de préavis à respecter par l'étudiant 1 mois maximum 3 jours calendrier 1 jour calendrier Plus d'un mois 7 jours calendrier 3 jours calendrierLe préavis doit être notifié en respectant la procédure normale avec prise de cours le lundi qui suit la notification.
Le contrat d'étudiant peut également être rompu moyennant le paiement d'une indemnité de rupture égale à la durée du délai de préavis non respecté.
En cas d'incapacité de travail de l'étudiant de plus de sept jours, résultant d'une maladie ou d'un accident, l'employeur peut mettre fin au contrat de travail moyennant le paiement d'une indemnité égale à la rémunération correspondant à la durée du préavis ou à la partie de ce délai restant à courir.
6. Que faire si... vous voulez conclure un contrat d'étudiant ?
Si vous êtes sûr de vouloir conclure un contrat d'étudiant, n'oubliez pas de tenir compte des obligations suivantes:
- le contrat d'étudiant contenant les mentions obligatoires doit être établi par écrit individuellement pour chaque étudiant, et ce au plus tard au moment de l'entrée en service de l'étudiant. Vous trouverez un modèle standard de « contrat d'étudiant » reprenant toutes les données nécessaires sur notre site web (cf. : www.groups.be > Documents en ligne > Contrats de travail);
- pour chaque étudiant, vous devez faire une déclaration Dimona correcte;
- le premier jour de travail, l'étudiant doit recevoir une copie du règlement de travail. Vous demanderez alors à l'étudiant de signer un reçu;
- vous devez conserver le contrat d'étudiant pendant 5 ans.
7. Plus d'infos ?
Pour en savoir davantage, consultez notre brochure « Travail des étudiants » que vous pouvez commander en ligne via le lien suivant : http://www.groups.be/1_57877.htm.
