Les élections sociales approchent à grands pas

Les élections sociales de 2016 sont un peu plus proches suite à la publication de la Loi du 2 juin 2015 visant à modifier la législation sur les élections sociales. Ainsi, la période électorale est officiellement fixée. Entre le 9 et le 22 mai 2016, les travailleurs éliront de nouveaux représentants qui siègeront dans environ 3.000 conseils d’entreprise et 5.500 comités pour la prévention et la protection au travail. 

1. DES CHOIX STRATÉGIQUES À POSER DÈS AUJOURD’HUI

L’unité technique d’exploitation est déterminante, et non l’entité juridique

Le conseil d’entreprise et le comité pour la prévention et la protection au travail (ci-après ‘le CPPT’) doivent être institués au niveau de l’entreprise définie comme étant l’unité technique d’exploitation (ci-après ‘UTE’).

L’UTE est une entité disposant d’une certaine indépendance déterminée sur la base de critères économiques et sociaux, ces derniers prévalant sur les premiers. L’UTE ne correspond pas nécessairement à l’entité juridique (par exemple, une S.A., une S.P.R.L).

Les critères économiques se rapportent à l’indépendance économique de l’entité (par exemple, savoir si elle dispose d’une direction autonome, d’un service juridique, d’une administration et d’une comptabilité propres, si elle mène une politique commerciale différente, si elle bénéficie d’une indépendance budgétaire, etc.).

Cependant, l’aspect principal, c’est l’autonomie sociale au sein de l’entité, autonomie qui peut notamment résulter du fait qu’elle assure sa propre gestion du personnel, qu’elle a son propre directeur des ressources humaines, ses propres directives et règlement de travail, sa politique de rémunération et qu’elle relève d’une commission paritaire distincte.

Plus l’entité est autonome sur le plan social et économique, plus il y a des chances d’être en présence d’une UTE distincte.

Il est possible que deux ou plusieurs entités juridiques forment ensemble une UTE. La loi prévoit même une présomption réfragable en vertu de laquelle différentes entités juridiques forment une UTE si un critère économique est présent et si certains éléments laissent apparaître une cohésion sociale entre les différentes entités juridiques. Une seule entité juridique peut également se composer de deux ou plusieurs UTE, quand la cohésion économique et sociale entre les différentes divisions d'une entité juridique est insuffisante.

Cependant, si au sein d’une entité juridique, il existe différentes UTE qui n’atteignent pas individuellement le seuil relatif au nombre de travailleurs occupés pour organiser des élections sociales, ces différentes UTE doivent être fusionnées.

Comme les critères pris en considération pour déterminer l’UTE peuvent varier selon qu’il s’agit d’instituer un conseil d’entreprise ou un CPPT, il est possible qu’une entreprise ayant différents établissements n’ait qu’un seul conseil d’entreprise pour l'ensemble mais un CPPT distinct par établissement si, par exemple, les différents établissements sont confrontés à des risques distincts en matière de bien-être et de sécurité.

Si vous désirez anticiper sur la détermination de la ou des UTE, à effectuer en décembre 2015, ne tardez pas à procéder aux changements organisationnels requis. Le fractionnement ou la fusion de différentes UTE ou entités juridiques peut prendre beaucoup de temps. Par ailleurs, en cas de litige devant les juridictions du travail, il sera important de pouvoir démontrer concrètement l’existence d’une cohésion ou d'une indépendance sociale (selon le cas) bien installée.

Comment calculer le nombre de travailleurs permettant de déterminer si les seuils de 50 ou 100 travailleurs sont atteints pour l’organisation des élections sociales ?

Un conseil d’entreprise doit être institué lorsque l’UTE occupe au moins 100 travailleurs « habituellement et en moyenne ». Un CPPT doit être institué lorsque l’occupation moyenne habituelle est d’au moins 50 travailleurs.

Cet effectif moyen doit être calculé sur une période de référence qui correspond à l'année calendrier précédant celle des élections, soit en l’occurrence l’année 2015.

Pour calculer le nombre de travailleurs que votre entreprise occupe en moyenne en 2015, il convient de diviser par 365 le nombre total de jours d’inscription en DIMONA ou au registre du personnel en 2015.

Cette règle connait cependant quelques exceptions:

• Les travailleurs à temps partiel

  Les travailleurs à temps partiel dont l’horaire hebdomadaire n’atteint pas les 3⁄4 d’une occupation à temps plein sont pris en considération à hauteur de 50%. Pour eux, il ne faut donc pas diviser par 365, mais par 730.

  En revanche, les travailleurs à temps partiel travaillant au moins à concurrence de 75% d’un horaire à temps plein comptent comme travailleurs à temps plein.

• Les intérimaires

  Pour les intérimaires, la période de référence est plus courte car il faut prendre en considération l’occupation pendant le deuxième trimestre qui précède celui de la date des élections. Ce nouveau point de départ de la période de référence a pour conséquence qu’il faut à présent avoir égard à l'occupation des intérimaires par rapport à la date effective des élections. En cas d’organisation des élections en mai 2016, la période de référence pour les intérimaires coïncidera avec le quatrième trimestre de 2015, comme ce fut aussi le cas lors des élections sociales précédentes. Cependant, les employeurs qui omettent d'organiser des élections en 2016, alors que les conditions sont remplies, devront organiser des élections plus tard. Le cas échéant, la période de référence pour les intérimaires sera dorénavant déterminée en fonction de la date effective des élections. Par exemple, si les élections se déroulent en mai 2017, la période de référence pour les intérimaires coïncidera avec le quatrième trimestre de 2016.

Le nombre total de jours d’occupation au cours de la période de référence (en principe le 4ème trimestre de 2015) doit par conséquent être divisé par 92 au lieu de 365. Quant aux « intérimaires à temps partiel », ils ne seront pris en considération qu’à concurrence de 50 % si leur horaire hebdomadaire n’atteint pas les 3⁄4 d’une occupation à temps plein.

• Type d’occupation

Le calcul n’inclut pas seulement les travailleurs liés par un contrat de travail mais aussi les personnes que votre entreprise occupe sur la base d’un contrat d’apprentissage. Pour éviter un double comptage, il ne faut pas prendre en considération les travailleurs engagés dans le cadre d’un contrat de remplacement ou d’une mission intérimaire qui remplacent un travailleur permanent, un travailleur en maladie de longue durée ou un travailleur en crédit-temps.

Lorsque votre effectif est proche de la limite des 50 ou 100 travailleurs, il peut être utile de tenir compte de ces exceptions dans votre politique de recrutement en 2015. Notamment, le nombre d’intérimaires que vous occuperez durant le deuxième trimestre qui précède celui de la date des élections, pourrait faire pencher la balance. L’exemple suivant permet de mieux s’en rendre compte:

• Votre entreprise occupe 49 travailleurs à temps plein et vous prévoyez une augmentation temporaire de travail au cours du quatrième trimestre 2015. Si vous occupez durant cette période 2 intérimaires à temps plein, la procédure électorale relative au CPPT devra être initiée. En effet, 2 X 92 jours / 92 est égal à 2, de sorte que l’occupation moyenne habituelle est de 51 travailleurs.

• En revanche, si vous occupez durant cette période 4 travailleurs à mi-temps dans le cadre d’un contrat de travail à durée déterminée, le seuil de 50 travailleurs n’est pas atteint: 4 x 92 / 730 est égal à 0,5, de sorte que l’occupation moyenne habituelle est de 49,5 travailleurs.

  En cas de transfert d’entreprise (p. ex. fusion ou acquisition) en 2015, le calcul de l'occupation moyenne habituelle se fait à partir du moment du transfert d’entreprise jusqu'à la fin de la période de référence, et non sur l'ensemble de l'année 2015.

  Par contre, pour les nouvelles entreprises créées en 2015, il faut prendre en considération toute l'année de référence 2015, ce qui a pour conséquence que les entreprises créées fin 2015 échapperont dans de nombreux cas à l'obligation d'organiser des élections sociales.
   

2. QUELLES SONT LES NOUVEAUTÉS RELATIVES AU DÉROULEMENT DE LA PROCÉDURE ÉLECTORALE ?

La nouvelle loi prévoit une intégration des différentes réglementations dans un seul texte et modernise ou clarifie certaines règles existantes. La loi ne contient pas de changements fondamentaux concernant le déroulement de la procédure électorale, ni les conditions d’éligibilité applicables.

La principale nouveauté pratique concerne la possibilité pour les organisations représentatives des travailleurs de soumettre à l’employeur leurs listes de candidats pour les élections sociales par voie électronique, sans que cela ne constitue cependant une obligation. Toutefois, dès qu’un syndicat opte pour la voie électronique, il doit continuer à en faire usage.

La loi prévoit également que le travailleur ayant la qualité de « personne de confiance » en matière de bien-être au travail, ne peut plus se porter candidat pour exercer un mandat au sein du conseil d’entreprise. Il ne peut pas non plus faire partie des représentants de l’employeur. Ces nouvelles incompatibilités devraient permettre de renforcer l'impartialité de la personne de confiance et d’assurer une cohérence avec l’incompatibilité qui existait déjà au niveau du CPPT.

Par ailleurs, la loi supprime l'obligation d’informer la Direction générale du Contrôle des lois sociales du SPF Emploi d’une suspension de la procédure électorale en raison d'une grève ou pour cause de chômage technique.

Enfin, la période de référence raccourcie en cas de transfert d'entreprise (voir ci-dessus) est dorénavant également retenue pour des transferts sous autorité judiciaire.

3. UTILISEZ NOTRE OUTIL ET IMPRIMEZ VOTRE PROPRE CALENDRIER PERSONNALISÉ!

Sachant que la date officielle des élections doit être fixée entre le 9 et le 22 mai 2016, il est opportun de vérifier dès à présent quel est le calendrier électoral qui correspond à la date choisie.

Ainsi, vous pouvez déterminer la date des élections la plus appropriée pour votre entreprise.

Vous trouverez ci-dessous un lien vers notre outil-VOW vous permettant de créer votre propre calendrier personnalisé avec les moments clés de la procédure électorale.

Vers l’outil

Dès lors que les élections se dérouleront entre le 9 et le 22 mai 2016, les premières étapes de la procédure auront déjà lieu à la fin de cette année, entre le 11 et le 24 décembre 2015.

Notez également la date du 8 janvier 2016. Si le jour des élections est fixé au 9 mai 2016, la période de protection « occulte » commencera le 8 janvier 2016, c’est-à-dire la période au cours de laquelle les candidats bénéficient déjà d'une protection contre le licenciement, alors que les listes de candidats ne seront connues de l’employeur en principe que 65 jours plus tard.