1. Inleiding
Op 13 januari 2019 trad de wet tot omzetting van de IORP II richtlijn in werking. De IBP’s hebben intussen hun governance systeem geëvalueerd en aangepast aan de nieuwe wettelijke bepalingen. Sinds 2019 is ook het statuut van de Compliance officer verder wettelijk verankerd. Zo moet vanaf 2019 de benoeming van de Compliance officer voorafgaand goedgekeurd worden door de FSMA. Deze voorafgaande goedkeuring leidde ertoe dat de Compliance officer vandaag wordt ingevuld door een profiel met een juridische achtergrond omwille van de taakomschrijving van de Compliance officer, namelijk erover waken dat de IBP de wettelijke en reglementaire bepalingen die van toepassing zijn op haar activiteiten en op de pensioenregelingen die de IBP beheert en de interne beleidslijnen van de IBP, naleven. Dit artikel gaat dieper in op de controle-opdracht van de Compliance officer met betrekking tot het deugdelijk bestuur van een IBP. Een must-read in januari om ervoor te zorgen dat de IBP met de nodige goede voornemens kan starten aan het nieuwe jaar.
2. Governance evaluation
In de praktijkgids die op 14 december 2021 werd gepubliceerd door FSMA op haar website, lezen we dat er elke drie jaar een governance evaluatie moet plaatsvinden om het deugdelijk bestuur van de IBP te garanderen. De FSMA verwacht hierbij dat de IBP de passendheid van de sleuteldocumenten, beleidslijnen, hun implementatie en de controle op de toepassing ervan evalueert. Er worden ook enkele te behandelen thema’s toegelicht, zoals onder meer beleidsstructuur & organisatie, interne controlesysteem, etc. Deze evaluatie is gestoeld op artikel 76/1, paragraaf 3 van de WIBP waar er gesteld wordt dat deze evaluatie om de drie jaar moet gebeuren. Indien de IBP bijgevolg het governancesysteem heeft opgezet of herzien in 2020, dient deze evaluatie te gebeuren in 2023.
3. Benoemingen
Er zijn ook enkele jaarlijkse check ups. Het is raadzaam de benoemingen binnen de raad van bestuur, operationele organen en van de sleutelfuncties op te volgen aan de hand van een. overzicht houdende de startdatum, desgevallend de contractsdatum (wanneer is het contract met de betrokken persoon gestart, voornamelijk voor sleutelfuncties) en de einddatum van de benoeming. Zo wordt vermeden dat er benoemingen niet tijdig kunnen plaatsvinden. Bij benoemingen van leden van de raad van bestuur, operationele organen of sleutelfuncties, moet er rekening worden gehouden met een termijn van drie tot vier maanden om het dossier volledig rond te krijgen. Zo moeten de nodige beraadslagingen tijdens de raad van bestuur (eventueel de gunningsprocedure of offertes vergelijken conform het uitbestedingsbeleid) plaatsvinden, de nodige vragenlijsten inzake passende deskundigheid en professionele betrouwbaarheid worden ingevuld, alsook voorafgaande goedkeuring van de FSMA worden bekomen. Het is ook van belang om na te gaan dat alle nieuwe benoemingen of vorige ontslagen van de leden van de raad van bestuur of de erkende commissaris werden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Bij de sleutelfuncties is er mogelijk een herziening van het contract vereist. Ook hier kan best een juridische screening gebeuren.
4. Ledenlijst
Ook de ledenlijst wordt best jaarlijks bekeken. Er moet worden nagegaan of bijdragende ondernemingen niet langer hun pensioentoezegging laten beheren door de IBP of mogelijks nieuwe bijdragende ondernemingen zijn toegetreden het afgelopen jaar. Deze wijzigingen worden best opgenomen in een recente ledenlijst. Op basis van de WIBP moet een recente ledenlijst worden neergelegd bij de griffie van de ondernemingsrechtbank van het arrondissement waar de IBP is gevestigd. Ook moet er worden nagegaan of de vaste vertegenwoordigers van elke bijdragende onderneming nog dezelfde personen zijn als vorig jaar.
5. Databeheer
Verder bevat de jaarlijkse check up een nazicht van het databeheer. Conform de GDPR wetgeving heeft elke IBP een eigen databeleidslijn opgesteld waarin wordt bepaald hoe lang de IBP bepaalde gegevens van aangeslotenen (actieve of passieve) of gepensioneerden mag bijhouden. Het is dus belangrijk om na te gaan of deze termijn wordt bereikt in 2023 en tijdig te starten met eventuele vernietiging van data. Mogelijks is hier opvolging nodig bij de pensioenadministratie en moet er worden gekeken of er geen data onnodig wordt bijgehouden. Uiteraard moet hier omzichtig worden gehandeld want men wil ook geen data vernietigen die nadien nog van waarde kan zijn bij een eventuele klacht en navolgende (juridische) procedure. Het is dus veilig om ook hier een data-expert te laten nagaan welke data zonder grote risico’s kan worden verwijderd.
6. Nieuwe wetgeving
In 2022 werden er op Belgisch niveau enkele wetsontwerpen of -voorstellen en ook op Europees niveau van Verordening of Richtlijn, gepubliceerd. Er zal dus heel wat nieuwe wetgeving in werking treden in het komende jaar. Het is dus een goed idee voor de IBP om de betrokken documenten na te kijken op wetsconformiteit:
- Remuneratiebeleid: werd dit aangepast na de Duurzaamheidsverordening van 2019?
- Bevatten het Jaarverslag & Transparantieverslag de nodige vermeldingen inzake duurzaamheid?
- Beleidslijn interne melding: werd dit aangepast naar aanleiding van wetsontwerp Interne melding/klokkenluidersregeling?
- Moet het Continuïteitsbeleid worden herzien in navolging van het Voorstel tot Verordening voor verhoging van Digitale Operationele Veerkracht?
- Zijn er beleidslijnen die toe zijn aan een driejaarlijkse herziening?
7. Besluit
Na deze jaarlijkse check up is de IBP klaar voor een nieuw jaar!
Elke Duden - Partner, Antwerp
Nathalie Montoisy - Associate, Antwerp
