Sociale netwerken zijn onvermijdelijke communicatietools geworden voor professionals en particulieren. De intrede van deze netwerken in de professionele wereld is een realiteit die, indien niet omkaderd, een bron van onenigheid kan zijn in ondernemingen. Hoe anticiperen op deze conflicten? Door de spelregels te bepalen !
Er bestaat geen verplichting voor de werkgevers om bepalingen betreffende het gebruik van internet en sociale netwerken op te nemen in hun arbeidsreglement. Dergelijke bepalingen zijn nochtans belangrijk om de rechten en plichten van de partijen aan te geven. Het opnemen van een Social Media Policy in het arbeidsreglement komt hieraan tegemoet.
Verbieden, beperken, toestaan ?
De ondernemingen moeten zich eerst en vooral afvragen welk beleid ze inzake het gebruik van sociale media willen toepassen. De werkgevers hebben immers de mogelijkheid de toegang tot sociale media op het werk toe te staan, te beperken of te verbieden.
Hoewel het mogelijk is het gebruik ervan te verbieden en de toegang tot sites zoals Facebook en Youtube te blokkeren op de computers van de onderneming, zorgen smartphones en mobiel internet ervoor dat dit verbod moeilijk na te leven is. Dergelijke censuur kan bovendien als negatief worden beoordeeld door een generatie werknemers die vertrouwd en / of opgegroeid is met sociale media. De oplossing? Een beperking van de toegang en de verantwoordelijkheid van de werknemers stimuleren.
Het arbeidsreglement kan voorzien dat de toegang tot sociale media (of bepaalde media) toegestaan is voor privédoeleinden en de periodes vastleggen waarin dit gebruik wordt geduld. De werkgever kan beslissen om de toegang tot sociale media op computers van de onderneming in bepaalde periodes toe te staan (bijvoorbeeld tijdens de pauzes).
Het arbeidsreglement kan ook sancties voorzien in geval van misbruik en virtueel absenteïsme tijdens de werkuren. De controle van de werkgever kan echter enkel worden uitgevoerd mits inachtneming van de privacywetgeving.
Een gedragscode
Sociale netwerken zijn ideale marketingtools voor ondernemingen en maken een snelle en zeer ruime verspreiding van informatie mogelijk. Talrijke ondernemingen gebruiken dit communicatiemiddel dan ook om hun imago te optimaliseren of om hun producten en diensten kenbaar te maken.
Als ze dit willen, kunnen de werknemers van de betrokken ondernemingen hierbij een actieve rol spelen door lid te worden van de account of de pagina's van hun werkgever en commentaar te geven bij de actualiteitsartikels die hij publiceert. Deze vrijwillige actie heeft tot gevolg dat de reikwijdte van de boodschap van de onderneming wordt uitgebreid via het persoonlijke netwerk van haar werknemers.
De inachtneming van de regels van beleefdheid en fatsoen en het gebruik van een correcte taal zijn regels die de werkgever kan opleggen aan zijn werknemers wanneer ze deelnemen aan de professionele pagina van de onderneming. Het opstellen van een gedragscode voor deze vrijwillige ambassadeurs kan ontsporingen vermijden die het imago van de onderneming schaden.
Sociale netwerken: ruimtes zonder recht ?
Tijdens het privégebruik van sociale media hebben de werknemers recht op privacy en vrije meningsuiting. Deze rechten zijn echter niet onbeperkt en de verplichtingen ontstaan uit de arbeidsovereenkomst moeten ook op de sociale netwerken worden toegepast.
Het verspreiden van vertrouwelijke informatie, het innemen van een standpunt namens de onderneming zonder voorafgaande toestemming of beledigende taal ten opzichte van collega's of leidinggevenden zijn foutieve gedragingen die de voortzetting van de arbeidsrelatie op het spel zetten.
Het grote probleem waarmee de werkgever in dergelijk geval wordt geconfronteerd, is het bepalen van de private of openbare aard van de uitlatingen van de werknemer en de toelaatbaarheid van het bewijs dat door de werkgever wordt geleverd.
In de bijlage bij het arbeidsreglement moeten de rechten en plichten van de werknemers dan ook duidelijk worden vermeld zodat ze bewust en verantwoordelijk worden gemaakt voor hun uitlatingen op sociale media.
Hoe te werk gaan ?
Om een Social Media Policy in het arbeidsreglement op te nemen, moeten de gebruikelijke regels voor wijziging van het arbeidsreglement in acht worden genomen. Als de onderneming een ondernemingsraad heeft, moet de wijziging binnen dit orgaan worden uitgevoerd. Bij ontstentenis van ondernemingsraad moet de wijziging van het arbeidsreglement aan het personeel worden meegedeeld waarbij de geldende wettelijke procedures worden gevolgd.
De klanten van het sociaal secretariaat Group S kunnen een model van Social Media Policy vragen aan hun dossierbeheerder om op te nemen in het arbeidsreglement van hun onderneming.
DELEU Xavier - Legal Consultant
