In talrijke ondernemingen is telewerk voortaan verplicht. Tot op heden waren de meeste werkgevers echter niet gewend aan deze vorm van arbeidsorganisatie. We geven hierna de stand van zaken.
1. Telewerk en het coronavirus
Telewerk kan in principe niet aan werknemers worden opgelegd. Omwille van de gezondheidscrisis die we nu kennen, moet dit echter worden genuanceerd.
- Van 18 maart 2020 tot 3 mei 2020: telewerk was verplicht in alle ondernemingen van niet-essentiële sectoren en dit voor alle functies waar dit mogelijk was. Een werkgever kon zijn medewerkers dus verplichten om thuis te werken. Alleen ondernemingen van essentiële sectoren ontsnapten aan deze verplichting. Ze moesten voor zover mogelijk telewerk toepassen.
- Vanaf 4 mei 2020: telewerk wordt aanbevolen.
Nu het aantal telewerkers aanzienlijk is toegenomen, is een opfrissing van de toepasselijke principes niet overbodig.
2. Wat is telewerk?
Telewerk is een vorm van arbeidsorganisatie waarbij, met gebruikmaking van informatietechnologie, werkzaamheden die ook op de bedrijfslocatie zouden kunnen worden uitgevoerd, buiten die bedrijfslocatie worden uitgevoerd.
Men onderscheidt twee vormen van telewerk: structureel telewerk en occasioneel telewerk.
Structureel telewerk wordt geregeld door de cao nr. 85. Het betreft telewerk dat constant, regelmatig en permanent wordt uitgevoerd. Zo is er sprake van regelmatig telewerk wanneer wordt overeengekomen dat uw werknemer 3 dagen per week thuis werkt. Deze vorm van organisatie bestaat misschien al in uw onderneming.
Occasioneel telewerk wordt geregeld door de wet van 5 maart 2017 betreffende werkbaar en wendbaar werk. Het betreft uitzonderlijk telewerk. Werknemers kunnen namelijk vragen om occasioneel telewerk te verrichten om persoonlijke redenen (bv. doktersbezoek) of in geval van overmacht, namelijk een onvoorziene situatie onafhankelijk van hun wil. Het coronavirus is uiteraard overmacht.
3. Hoe telewerk invoeren in uw onderneming?
Het opstellen van een schriftelijke overeenkomst is absoluut noodzakelijk (en zelfs verplicht voor structureel telewerk). Nu de afzonderingsmaatregelen werden verlengd, zijn dergelijke overeenkomsten des te noodzakelijker om eventuele geschillen en vragen inzake werkroosters of vergoeding te vermijden.
Een model van een overeenkomst voor occasioneel telewerk is online beschikbaar voor klanten van Group S via Onlinedocumenten > Coronavirus > 99401.
4. Welke vergoedingen aan telewerkers toekennen?
Er moet een onderscheid worden gemaakt tussen structureel telewerk en occasioneel telewerk.
4.1. Structureel telewerk
Het betreft telewerk dat al bestaat op ondernemingsvlak.
In het kader van structureel telewerk en als de telewerker zijn eigen uitrusting gebruikt, is de werkgever verplicht de installatiekosten van de informaticaprogramma’s, de werkingskosten en de afschrijvings- en onderhoudskosten ten laste te nemen. Er moet dus al een vergoeding worden gegeven.
Het spreekt vanzelf dat de werkgever deze vergoeding moet blijven betalen in deze periode van het coronavirus.
Type kosten
Voorwaarden vrijstelling sociale bijdragen
Voorwaarden vrijstelling bedrijfsvoorheffing
Gebruik van eigen bureau
126,94 EUR per maand of 10% van het brutoloon dat betrekking heeft op telewerk
! Vanaf 01/04/2020: 129,48 EUR
! Vanaf 01/03/2020: 126,94 EUR per maand,
mits conform de
bepalingen van de circulaire 2020/C/100
! Vanaf 01/04/2020: verhoging tot 129,48 EUR
Professioneel gebruik van een pc (laptop)
20 EUR per maand
20 EUR per maand
Professioneel gebruik van eigen internetverbinding
20 EUR per maand
20 EUR per maand
Andere kosten (gebruik eigen telefoon, aankoop van een scherm of een scanner,…)
Terugbetaling moet gebaseerd zijn op de werkelijke kosten
4.2. Occasioneel telewerk
Het betreft telewerk dat wordt ingevoerd in geval van overmacht, namelijk een onvoorziene situatie onafhankelijk van de wil van de werknemer. Het coronavirus is uiteraard overmacht.
Als de werkgever occasioneel telewerk organiseert, dan kan hij met de werknemer overeenkomen om eventueel de kosten ten laste te nemen die door het telewerk worden veroorzaakt. Er is dus geen verplichte tussenkomst.
Welke nettovergoeding kan worden toegekend als de werkgever toch wenst tussen te komen? De RSZ en de fiscus hebben zich ter zake uitgesproken.
Sociale aspecten (RSZ)
De zogenaamde bureauvergoeding van 126,94 EUR per maand tot dekking van de kosten voor verwarming, elektriciteit, klein bureaugereedschap,… kan vrij van socialezekerheidsbijdragen worden toegekend aan alle werknemers die van thuis uit werken, dus ook aan werknemers die vóór de coronavirusmaatregelen niet van thuis uit werkten, en dus ook zonder dat werkgever en werknemer een formele telewerkovereenkomst hebben afgesloten.
Vanaf 01/04/2020: 129,48 EUR.
Bovenop deze vergoeding mag de werkgever volgende kosten terugbetalen:
- gebruik van eigen pc – een forfait van max. 20 EUR per maand wordt aanvaard;
- gebruik van eigen internetverbinding – een forfait van max. 20 EUR per maand wordt aanvaard.
Als de werknemer andere kosten moet maken (gebruik eigen telefoon, aankoop van een scherm of een scanner, …) mag de werkgever die ook terugbetalen. Daarvoor geldt geen algemeen forfait, de terugbetaling moet gebaseerd zijn op de werkelijke kosten.
Fiscale aspecten (update 17 juli 2020)
De werkgever mag volgende kosten terugbetalen:
- gebruik van eigen pc – een forfait van max. 20 EUR per maand wordt aanvaard;
- gebruik van eigen internetverbinding – een forfait van max. 20 EUR per maand wordt aanvaard;
- bureauvergoeding - een forfait van max. 129,48 EUR per maand wordt aanvaard, mits conform de bepalingen van de circulaire 2020/C/100.
Tot 14 juli 2020 aanvaarde de fiscus niet zonder meer de bureauvergoeding van thans 129,48 euro. Aan werkgevers werd aanbevolen om een zogenaamde ‘fiscale ruling’ aan te vragen bij de Dienst Voorafgaande Beslissing van de FOD Financiën. Specifiek voor thuiswerk ingevolge de coronacrisis werkte de Dienst Voorafgaande Beslissingen hiervoor een specifiek aanvraagformulier uit.
Vanaf 14 juli 2020 is een fiscale ruling niet meer vereist om voldoende fiscale rechtszekerheid te genieten, voor zover de toekenning gebeurt in overeenstemming met de voorwaarden gestipuleerd in de recente circulaire 2020/C/100 van de FOD Financiën.
Indien een werkgever een kostenvergoeding wilt toekennen die niet voldoet aan deze voorwaarden, blijft een fiscale ruling aanvragen dus nog steeds de aanbeveling.
De circulaire treedt overigens retroactief in werking, vanaf 1 maart 2020. Bureauvergoedingen die reeds sinds die datum werden toegekend zijn dus gedekt door de circulaire, voor zover de vergoeding uiteraard voldoet aan de in die circulaire gestipuleerde voorwaarden.
4.2. Occasioneel telewerk
Het betreft telewerk dat wordt ingevoerd in geval van overmacht, namelijk een onvoorziene situatie onafhankelijk van de wil van de werknemer. Het coronavirus is uiteraard overmacht.
Als de werkgever occasioneel telewerk organiseert, dan kan hij met de werknemer overeenkomen om eventueel de kosten ten laste te nemen die door het telewerk worden veroorzaakt. Er is dus geen verplichte tussenkomst.
Welke nettovergoeding kan worden toegekend als de werkgever toch wenst tussen te komen? De RSZ en de fiscus hebben zich ter zake uitgesproken.
Sociale aspecten (RSZ)
De zogenaamde bureauvergoeding van 126,94 EUR per maand tot dekking van de kosten voor verwarming, elektriciteit, klein bureaugereedschap,… kan vrij van socialezekerheidsbijdragen worden toegekend aan alle werknemers die van thuis uit werken, dus ook aan werknemers die vóór de coronavirusmaatregelen niet van thuis uit werkten, en dus ook zonder dat werkgever en werknemer een formele telewerkovereenkomst hebben afgesloten.
Vanaf 01/04/2020: 129,48 EUR.
Bovenop deze vergoeding mag de werkgever volgende kosten terugbetalen:
- gebruik van eigen pc – een forfait van max. 20 EUR per maand wordt aanvaard;
- gebruik van eigen internetverbinding – een forfait van max. 20 EUR per maand wordt aanvaard.
Als de werknemer andere kosten moet maken (gebruik eigen telefoon, aankoop van een scherm of een scanner, …) mag de werkgever die ook terugbetalen. Daarvoor geldt geen algemeen forfait, de terugbetaling moet gebaseerd zijn op de werkelijke kosten.
Fiscale aspecten (update 17 juli 2020)
De werkgever mag volgende kosten terugbetalen:
- gebruik van eigen pc – een forfait van max. 20 EUR per maand wordt aanvaard;
- gebruik van eigen internetverbinding – een forfait van max. 20 EUR per maand wordt aanvaard;
- bureauvergoeding - een forfait van max. 129,48 EUR per maand wordt aanvaard, mits conform de bepalingen van de circulaire 2020/C/100.
Tot 14 juli 2020 aanvaarde de fiscus niet zonder meer de bureauvergoeding van thans 129,48 euro. Aan werkgevers werd aanbevolen om een zogenaamde ‘fiscale ruling’ aan te vragen bij de Dienst Voorafgaande Beslissing van de FOD Financiën. Specifiek voor thuiswerk ingevolge de coronacrisis werkte de Dienst Voorafgaande Beslissingen hiervoor een specifiek aanvraagformulier uit.
Vanaf 14 juli 2020 is een fiscale ruling niet meer vereist om voldoende fiscale rechtszekerheid te genieten, voor zover de toekenning gebeurt in overeenstemming met de voorwaarden gestipuleerd in de recente circulaire 2020/C/100 van de FOD Financiën.
Indien een werkgever een kostenvergoeding wilt toekennen die niet voldoet aan deze voorwaarden, blijft een fiscale ruling aanvragen dus nog steeds de aanbeveling.
De circulaire treedt overigens retroactief in werking, vanaf 1 maart 2020. Bureauvergoedingen die reeds sinds die datum werden toegekend zijn dus gedekt door de circulaire, voor zover de vergoeding uiteraard voldoet aan de in die circulaire gestipuleerde voorwaarden.
Tabel
Type kosten
Voorwaarden vrijstelling sociale bijdragen
Voorwaarden vrijstelling bedrijfsvoorheffing
Gebruik van eigen bureau
126,94 EUR per maand
! Vanaf 01/04/2020: 129,48 EUR
! Vanaf 01/03/2020: 126,94 EUR per maand,
mits conform de
bepalingen van de circulaire 2020/C/100
! Vanaf 01/04/2020: verhoging tot 129,48 EUR
Professioneel gebruik van een pc (laptop)
20 EUR per maand
20 EUR per maand
Professioneel gebruik van eigen internetverbinding
20 EUR per maand
20 EUR per maand
Andere kosten (gebruik eigen telefoon, aankoop van een scherm of een scanner,…)
Terugbetaling moet gebaseerd zijn op de werkelijke kosten
5. Hoe zit het met de werkuren?
Het werkrooster kan in de overeenkomst met de telewerker worden overeengekomen. Dit is echter niet altijd het geval.
In het kader van structureel telewerk kunnen de werknemers hun arbeidstijd zelf organiseren zoals ze wensen vanaf het ogenblik dat het werk wordt uitgevoerd.
In het kader van occasioneel telewerk moeten de werknemers het aantal uren presteren dat in hun dagrooster is voorzien. Er wordt evenwel een zekere soepelheid aanvaard.
5.1. Beschikbaarheid?
De werknemer kan worden verplicht om op bepaalde uren van de dag of zelfs tijdens de normale kantooruren bereikbaar te zijn (per telefoon, e-mail, enz.). Dit kan worden opgenomen in de overeenkomst die met de werknemer wordt gesloten.
5.2. Overuren?
Een telewerker kan geen aanspraak maken op overloon voor verrichte overuren. Dit is echter enkel van toepassing als de telewerker niet onder “het toezicht of de rechtstreekse controle van de werkgever” staat. Als de werkgever controle wenst uit te oefenen en overuren worden verricht, dan kan bijgevolg overloon worden opgeëist. In de overeenkomst die met de werknemer wordt gesloten, kan worden overeengekomen dat er geen overuren worden verricht.
5.3. Controle?
Aan de telewerker kan worden gevraagd om dagelijks of wekelijks een verslag van zijn prestaties te bezorgen. Dit kan worden opgenomen in de overeenkomst die met de werknemer wordt gesloten.
6. Ongeval op het werk
Telewerkers zijn ook gedekt voor ongevallen op het werk.
Het ongeval dat een telewerker overkomt, wordt - tot bewijs van het tegendeel - vermoed overkomen te zijn tijdens de uitvoering van de arbeidsovereenkomst als het plaatsheeft op de plaats die in de arbeidsovereenkomst als plaats voor uitvoering van het werk werd gekozen en tijdens de periode van de dag die schriftelijk werd overeengekomen. Als een telewerker in zijn woning van de trap valt, kan dit dan ook worden beschouwd als een arbeidsongeval.
Als deze vermeldingen ontbreken, wordt verondersteld dat de telewerker werkt in zijn verblijfplaats of de plaats(en) waar hij gewoonlijk werkt en op de uren die hij gewoonlijk in de onderneming presteert.
7. Tot slot enkele praktische tips …
Zorg ervoor dat de werknemers de nodige middelen hebben om hun werk uit te voeren.
Vergewis u van de kwaliteit van de interne communicatie.
Stel een werkrooster op en plan de taken voor werknemers die dit het meest nodig hebben.
Begeleid de werknemers door doelstellingen te bepalen.
Vertrouw uw werknemers.
Meer informatie over de impact van het coronavirus op uw onderneming kunt in onze Dossier Coronavirus Covid-19 terugvinden.
Nathalie Wellemans en Lindiana Islami - Legal Advisor Sr.
